Kerstmarkt organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten en lichtjes ophangen. Je moet op tijd vergunningen, stroom, toiletten, leveranciers en vrijwilligers vastleggen en bezoekers duidelijk informeren. Plan daarnaast het programma, de marktindeling en de catering voordat je boodschappen doet. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen, van datum en aanmeldingen tot de laatste controle van kerstverlichting, pinapparaten en warme gerechten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Marktkramen reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Vergunning controleren
Leveranciers bevestigen
Kerstman reserveren
Toiletten reserveren
Vrijwilligers indelen
Programma opstellen
2 personen
Plattegrond maken
Marktindeling delen
Weersverwachting controleren
Bewegwijzering printen
Menukaarten printen
Contant geld wisselen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Kerstverlichting testen
2 personen
Servies sorteren
2 personen
Cadeautjes inpakken
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Soep bereiden
2 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Kramen laden
4 personen
Terrein afzetten
2 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kerstbomen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Verkooptafels inrichten
6 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Kassa's klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Kerstman ontvangen
Kerstman begeleiden
Kraamverkoop begeleiden
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Soep serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffiepunt schoonhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Paden vrijhouden
Verlichting controleren
Muziek afspelen
Programma omroepen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kassa's afsluiten
2 personen
Bederfelijke etenswaren koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Kramen leegruimen
6 personen
Versiering afhalen
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20
Afzethekkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Glazen kannenaantal 10

Keuken

Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare werklampenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Sterke tapeaantal 8
Haringenaantal 40
Spanbandenaantal 12

Verlichting

Lichtslangenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 40

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 100
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Kerstmanpak
Cadeautasjesaantal 100
Cadeaulintaantal 4
Naamkaartjesaantal 30
Krijtbordenaantal 12
Menustandaardsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Afwasteilenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg marktkramen, partytenten en stroompunten vroeg vast. Controleer per kraam hoeveel verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn en test de kerstverlichting vóór de opbouwdag.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vóór de markt en vertaal ze naar duidelijke menukaarten. Zet soepketels, warmhoudbakken en aparte opscheplepels klaar om verwisseling te voorkomen.
Maak de vrijwilligersindeling met vaste blokken van bijvoorbeeld twee uur. Wijs per blok iemand aan voor ontvangst, afval, verkooppunten en het controleren van toiletten.
Controleer de weersverwachting 48 uur vóór opening en bepaal dan of extra partytenten, afzethekken of oplaadbare werklampen nodig zijn. Deel de plattegrond en bewegwijzering vooraf met alle kraamhouders.
Tel contant wisselgeld en test de pinapparaten op de dag vóór de markt. Haal koelproducten zo laat mogelijk op en bewaar ze in koelboxen totdat de verkoop begint.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een kerstmarkt organiseren en de datum publiceren?: Publiceer datum en openingstijden bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen direct daarna, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel dagen van tevoren moet ik marktkramen reserveren?: Reserveer marktkramen, partytenten, toiletten en eventuele leveranciers minimaal 6 weken vooraf. Controleer 7 dagen voor de markt opnieuw aantallen, levertijden en stroomvoorziening.
Wanneer moet ik de kerstmarktindeling en het programma maken?: Maak de eerste plattegrond en het programma ongeveer 3 weken vooraf. Deel de definitieve marktindeling uiterlijk 7 dagen voor opening met kraamhouders, vrijwilligers en leveranciers.
Wat moet ik de dag vóór een kerstmarkt controleren?: Test kerstverlichting, pinapparaten, waterkokers en koffiezetapparaten de dag vóór opening. Sorteer servies, pak cadeautjes in, controleer de boodschappenlijst en leg bewegwijzering en werklampen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.