Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur dekorierte Stände und warme Getränke. Kläre zuerst Genehmigung, Marktfläche, Strom, Toiletten und Lieferanten; danach folgen Anmeldungen, Programm und Helferplan. In den letzten Tagen zählen Wetter, Kühlprodukte, Beleuchtung, Bargeld und Beschilderung. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge und deckt auch die Dinge ab, die am Veranstaltungstag häufig zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Marktstände reservieren
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Genehmigung prüfen
Lieferanten bestätigen
Weihnachtsmann reservieren
Toiletten reservieren
Freiwillige einteilen
Programm erstellen
2 Personen
Lageplan erstellen
Marktaufteilung teilen
Wettervorhersage prüfen
Beschilderung drucken
Menükarten drucken
Bargeld wechseln
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte abholen
2 Personen
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
Geschirr sortieren
2 Personen
Geschenke einpacken
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Suppe zubereiten
2 Personen
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
Stände verladen
4 Personen
Gelände absperren
2 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Ton testen
2 Personen
Verkaufstische einrichten
6 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Namensschilder verteilen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Weihnachtsmann empfangen
Weihnachtsmann betreuen
Standverkauf begleiten
4 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Suppe servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Kaffeepunkt sauber halten
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Wege freihalten
Beleuchtung kontrollieren
Musik abspielen
Programm durchsagen
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kassen abschließen
2 Personen
Verderbliche Lebensmittel kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Stände leerräumen
6 Personen
Dekoration abholen
4 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
SuppenschalenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
GlaskaraffenAnz. 10

Küche

SuppenkesselAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4

Ausstattung

WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KartenlesegeräteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 6
Mobile LautsprecherAnz. 2
WerkzeugkistenAnz. 2
HammerAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Starkes KlebebandAnz. 8
HeringeAnz. 40
SpanngurteAnz. 12

Beleuchtung

LichtschläucheAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 40

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 100
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 12
TischdeckenAnz. 20
Weihnachtsmannkostüm
GeschenktütenAnz. 100
GeschenkbandAnz. 4
NamensschilderAnz. 30
KreidetafelnAnz. 12
MenükartenständerAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 3
PutzeimerAnz. 3
SpülwannenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigung, Marktaufteilung, Stromanschlüsse und Toiletten mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Ohne diese Zusagen lassen sich Stände und Programm nicht zuverlässig planen.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 2 Wochen vor dem Markt. So kannst du Mengen für Suppen, Snacks und Getränke anpassen und Allergiehinweise auf den Menükarten berücksichtigen.
Teste Weihnachtsbeleuchtung, Kartenlesegeräte, Kaffeemaschinen und Wasserkocher am Vortag. Plane außerdem Verlängerungskabel und akkubetriebene Arbeitsleuchten ein, damit dunkle Bereiche und entfernte Stände versorgt sind.
Hole Kühlprodukte erst kurz vor dem Markt ab und stelle Suppenkessel, Warmhaltebehälter und Thermoskannen rechtzeitig bereit. Für den Aufbau sollten Geschirr, Besteck, Servierlöffel, Zangen und Schneidebretter bereits sortiert sein.
Teile Freiwillige in feste Schichten ein und gib ihnen einen Lageplan. Rechne für Aufbau, Ausgabe, Nachfüllen, Kasse und Abbau jeweils eigene Zuständigkeiten ein, statt alle Aufgaben spontan zu verteilen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigung, Marktständen, Toiletten, Strom und Lieferanten. Ein bis 2 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Programm und Helferplan feststehen.
Was braucht man für einen Weihnachtsmarktstand?: Plane pro Stand das passende Mobiliar, Beleuchtung, Stromversorgung sowie Geschirr und Servierutensilien ein. Für warme Speisen kommen je nach Angebot Suppenkessel oder Warmhaltebehälter, Thermoskannen und Servierschalen dazu.
Wie viel Essen und Getränke sollte man für einen Weihnachtsmarkt einplanen?: Berechne die Mengen erst nach Anmeldungen und Ernährungswünschen und halte eine Reserve für etwa 10 bis 15 Prozent der erwarteten Gäste bereit. Kühlprodukte solltest du am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher abholen.
Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt erledigen?: Drucke Beschilderung und Menükarten, teste die Beleuchtung, sortiere Geschirr und verpacke Geschenke. Prüfe außerdem Wettervorhersage, Einkaufsliste, Bargeld und die vollständige Strom- und Ausstattungsliste.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.