Organiser un marché de Noël sans rien oublier

Un marché de Noël demande plus qu’une date et quelques stands. Il faut coordonner les inscriptions, les exposants, les autorisations, l’électricité, les bénévoles et le service des boissons chaudes. Cette checklist de 79 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement final. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les stands, la restauration, l’accueil et l’éclairage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les stands du marché
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier le permis
Confirmer les fournisseurs
Réserver le Père Noël
Réserver les toilettes
Répartir les bénévoles
Élaborer le programme
2 personnes
Créer le plan
Partager la répartition du marché
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la signalisation
Imprimer les menus
Changer l'argent liquide
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Tester les lumières de Noël
2 personnes
Trier la vaisselle
2 personnes
Emballer les cadeaux
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la soupe
2 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Charger les stands
4 personnes
Balisage du site
2 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les sapins de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Installer les tables de vente
6 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Distribuer les badges
Briefer les bénévoles
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accueillir le Père Noël
Accompagner le Père Noël
Encadrer la vente sur stand
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir la soupe
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Maintenir le coin café propre
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Maintenir les allées dégagées
Vérifier l'éclairage
Passer de la musique
Annoncer le programme
Annoncer le dernier tour de vente
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Réfrigérer les denrées périssables
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Vider les stands
6 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 16
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 20
Barrières de sécuritéqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Pichets en verreqté 10

Cuisine

Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Marteauqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésif résistantqté 8
Piquetsqté 40
Sangles d'arrimageqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Pilesqté 40

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 100
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Nappesqté 20
Costume de Père Noël
Sacs cadeauxqté 100
Ruban cadeauqté 4
Badges nominatifsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 12
Supports de menuqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Bacs à vaisselleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez les réservations plusieurs semaines à l’avance : les stands, les tentes, les toilettes et le Père Noël sont les éléments les plus difficiles à trouver au dernier moment.
Fixez une date limite d’inscription et demandez dès ce moment les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite un suivi séparé pour les personnes inscrites qui n’ont pas encore répondu.
Vérifiez l’alimentation électrique avant de confirmer les équipements : machines à café, bouilloires, éclairages et terminaux de paiement peuvent nécessiter plusieurs rallonges et multiprises.
Préparez le plan du marché avant l’impression de la signalétique. Placez les stands, les tables, les zones de circulation et les barrières de sécurité afin d’éviter les changements le jour même.
La veille, testez les lumières de Noël, triez la vaisselle et préparez les cadeaux et les en-cas. Le jour du marché, gardez une personne responsable des produits frais, de la monnaie et des imprévus.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la publication des horaires, la réservation des stands, la vérification du permis et la confirmation des fournisseurs.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les inscriptions ou la caisse, 1 pour les boissons et la restauration, et 1 pour la logistique par tranche de 30 à 50 visiteurs présents. Ajoutez un responsable général pour coordonner les changements.
Que faut-il prévoir pour servir soupe et boissons chaudes ?: Prévoyez des marmites à soupe, des bacs de maintien au chaud, des louches, des bols, des tasses, des thermos et au moins deux points de service si l’affluence est importante. Vérifiez aussi l’électricité des bouilloires et machines à café avant l’installation.
Quand imprimer les menus et la signalétique du marché de Noël ?: Imprimez-les 2 à 3 jours avant l’événement, après avoir confirmé le plan du marché, les horaires et les fournisseurs. Gardez quelques exemplaires vierges ou des feuilles de correction pour les changements de dernière minute.

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