Kerstmarkt organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt organiseren vraagt vooral om goede volgorde: leg eerst datum, locatie, kramen en deelnemers vast en werk daarna de indeling en voorzieningen uit. Denk niet alleen aan verkoopplekken, maar ook aan stroom, verlichting, koffie, thee, catering en bewegwijzering. De laatste dagen draait het om weersverwachting, boodschappen, koude dranken en praktische informatie voor verkopers. Met deze checklist zie je wat je op tijd regelt en wat pas op de opbouwdag hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Reserveringen voor kramen maken
Verkopers en deelnemers benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst definitief maken
2 personen
Indeling van de markt uitwerken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Verkopers praktische informatie sturen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Naamkaartjes voor verkopers maken
Plattegrond en bewegwijzering printen
Kramen en tenten klaarzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
Kraamnummers ophangen
2 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten voorzien van voorraad
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar kramen wijzen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Programma en plattegrond uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verlichting controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste ronde langs kramen
2 personen
Verkopers vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Kramen en tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen drogen en sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 100
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafellopersaantal 18
Naamkaartjesaantal 20
Plattegrondbordenaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
LED-lampenaantal 12
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermosflessenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 4
Bewaarbakkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schaaltjesaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegers en blikkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de verkoperslijst uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Gebruik het aantal deelnemers om de indeling van de marktkramen, tenten, tafels en eventuele kledingrekken vast te leggen.
Stuur verkopers uiterlijk 7 dagen vooraf praktische informatie over aankomsttijd, kraamnummer, stroompunten en de plattegrond. Zo voorkom je vragen op de opbouwdag.
Controleer de stroomvoorziening vóór je verlichting en apparatuur plant. Tel verlenghaspels, stekkerdozen, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudkannen bij elkaar op en leg kabels pas na de indeling veilig.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en zet dranken pas op tijd koud. Richt op de dag zelf het koffie- en theepunt en de cateringbalie in voordat bezoekers arriveren.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst kramen, tenten, tafels en stoelen, daarna stroom en verlichting, en pas daarna kerstdecoratie, kraamnummers en bewegwijzering. Houd minstens 30 minuten over voor een controle-ronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en deelnemers. Maak de verkoperslijst uiterlijk 2 weken voor de markt definitief en verstuur praktische informatie 7 dagen vooraf.
Hoeveel kramen heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Reken één marktkraam per verkoper of deelnemer en voeg alleen extra kramen toe voor gezamenlijke catering, koffie en thee. Leg de definitieve indeling minstens 2 weken vooraf vast, zodra het aantal verkopers bekend is.
Wanneer moet ik de kerstmarkt opbouwen?: Plan de opbouw minimaal 3 uur voor opening. Reserveer eerst tijd voor kramen en tenten, daarna voor tafels, stoelen, stroom en verlichting, en houd de laatste 30 minuten vrij voor controle en bewegwijzering.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Houd warme dranken apart bij en zet gekoelde dranken pas kort voor opening klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.