Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur Dekoration und Glühwein. Zuerst müssen Datum, Ort, Stände und Verkäufer feststehen, danach folgen Anmeldungen, Marktaufteilung und praktische Informationen. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Vorräte, Strom und Beschilderung. Am Aufbautag entscheidest du mit einem klaren Ablauf, ob Zelte, Tische, Beleuchtung, Catering und Verkaufsstände rechtzeitig bereit sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Reservierungen für Stände vornehmen
Verkäufer und Teilnehmer ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Verkäuferliste endgültig festlegen
2 Personen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Verkäufern praktische Informationen schicken
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Namensschilder für Verkäufer erstellen
Lageplan und Beschilderung drucken
Stände und Zelte bereitstellen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Cateringtheke einrichten
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten mit Vorräten ausstatten
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu den Ständen lotsen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm und Lageplan verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Letzte Runde an den Ständen
2 Personen
Abreise der Verkäufer begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Catering abschließen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Dekoration abholen
3 Personen
Stände und Zelte abbauen
4 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien trocknen und sortieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelnAnz. 100
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
TischläuferAnz. 18
NamensschilderAnz. 20
LagepläneAnz. 4
Wegweiser-SchilderAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
SuppenkesselAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermosflaschenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
ScherenAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
SchälchenAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Verkäuferliste spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt endgültig fest. So kannst du Standnummern, Namensschilder und den Lageplan rechtzeitig drucken.
Schicke den Verkäufern spätestens 7 Tage vorher alle praktischen Informationen: Ankunftszeit, Standplatz, Stromanschlüsse, Aufbauhinweise und die zuständige Kontaktperson.
Prüfe die Stromplanung nicht erst beim Aufbau. Ordne Verlängerungskabel vorher den einzelnen Ständen zu und verlege sie am Veranstaltungstag so, dass keine Stolperstellen entstehen.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und noch einmal am Aufbautag. Bei Kälte oder Regen müssen Partyzelte, Beleuchtung, warme Getränke und trockene Lagerplätze einsatzbereit sein.
Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein. Stelle zuerst Marktstände, Zelte, Tische und Strom auf, danach folgen Beleuchtung, Weihnachtsdekoration, Beschilderung sowie Kaffee-, Tee- und Cateringbereich.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Standreservierungen und der Suche nach Verkäufern. Die endgültige Verkäuferliste und die Marktaufteilung sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Verkäufer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Die passende Anzahl hängt von Fläche und Standgröße ab; plane pro Verkäufer einen klar abgegrenzten Standplatz ein. Lege die Teilnehmer spätestens 2 bis 3 Wochen vorher fest, damit Lageplan, Standnummern und Stromanschlüsse zusammenpassen.
Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt vorbereiten?: Stelle haltbare Vorräte bereit, sortiere die Weihnachtsdekoration, drucke Lageplan und Wegweiser und prüfe die Wettervorhersage. Getränke kannst du kühlen und den Verkäufern spätestens am Vortag die letzten Aufbauinformationen schicken.
Wie lange dauert der Aufbau eines Weihnachtsmarkts?: Für einen Markt mit Ständen, Zelten, Tischen, Strom, Beleuchtung, Dekoration und Verpflegungsbereichen solltest du mindestens 3 Stunden einplanen. Bei vielen Verkäufern oder getrennten Stromanschlüssen ist ein zusätzlicher Helfer für die Kontrolle sinnvoll.

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