Kerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een kerstmarkt organiseren vraagt meer dan kramen neerzetten en lichtsnoeren ophangen. Je moet vooraf de locatie indelen, stroom en kabelroutes regelen, standhouders opvolgen en betalingen testen. Ook zaken als vergunningen, dieetwensen, wisselgeld en gekoelde voorraad worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van datum en openingstijden tot de laatste controle op de marktdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Marktkramen en tenten reserveren
Stroompunten en kabelroute vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Verkoopstands indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringen van standhouders bevestigen
Vrijwilligersindeling maken
Contactlijst voor organisatieteam maken
Muziekafspeellijst samenstellen
Kinderactiviteiten voorbereiden
2 personen
Prijslijsten en bewegwijzering maken
2 personen
Contant geld en wisselgeld regelen
Betaalterminals testen
2 personen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Materialen ophalen
3 personen
Boodschappen ontvangen
2 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering sorteren
2 personen
Marktkramen klaarzetten
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Kerstdecoratie ophangen
4 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Verkoopstands inrichten
6 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Naamkaartjes voor stands plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Betaalpunten openen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kraampjes bemannen
8 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
Muziek bedienen
Kerstman ontvangen
2 personen
Fotohoek begeleiden
Voorraad controleren
2 personen
Hapjes opnieuw aanvullen
2 personen
Verlichting inschakelen
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
Verkoop afsluiten
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Kassa's afsluiten
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Tenten afbreken
6 personen
Marktkramen afbreken
4 personen
Stroomkabels verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelproducten verwerken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 24
Kleedkamerscherm

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Kerstboomverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Kunstsneeuwaantal 6
Kerststal
Fotoachtergrond
Kerstmanpak
Naamkaartjesaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Betaalterminalsaantal 3
Powerbanksaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Kerstlichtprojectoraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Dienbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Suikerbakjesaantal 6
Melkkannetjesaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks‌messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 30
Vershoudbakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 6
Serveerplateausaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekhoudersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling vast voordat je kramen en tenten reserveert. Houd ruimte vrij voor kabelmatten, looproutes, wachtrijen en een aparte plek voor kinderactiviteiten.
Controleer stroom niet pas op de opbouwdag. Noteer per stand hoeveel aansluitingen nodig zijn, leg de kabelroute vast en test verlengkabels, stekkerdozen en verlichting vooraf.
Vraag dieetwensen en leveringsinformatie van standhouders uiterlijk één week voor de kerstmarkt op. Zo kun je gekoelde producten direct op de juiste plek opslaan en ontbrekende voorraad nog bestellen.
Test betaalterminals en maak contant geld met wisselgeld klaar vóór de opening. Reken per verkooppunt een aparte voorraad wisselgeld en wijs één persoon aan voor vragen over betalingen.
Maak de vrijwilligersindeling met concrete blokken van bijvoorbeeld twee uur. Deel daarnaast een contactlijst uit en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan voor stands, techniek, voorraad en kinderactiviteiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de geplande datum. Regel in de eerste 2 weken de datum, locatie, openingstijden, terreinindeling en controle van vergunningen of meldingen.
Wanneer moet ik marktkramen en tenten reserveren?: Reserveer marktkramen en tenten ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Bevestig daarna uiterlijk 1 week voor de markt het aantal stands, de levertijd en de opbouwlocatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per actief onderdeel en houd daarnaast 2 mensen vrij voor ontvangst, voorraad en onverwachte vragen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting tijdens de hele openingstijd blijft staan.
Wanneer moet ik de betaalterminals en het wisselgeld regelen?: Test de betaalterminals uiterlijk 3 dagen voor de kerstmarkt en nogmaals op de opbouwdag. Regel het contante wisselgeld minimaal 1 dag vooraf en verdeel het pas vlak voor opening over de verkooppunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.