Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände, Lichterketten und Glühwein. Kläre zuerst Termin, Gelände, Genehmigungen und Strom, bevor du Aussteller und Helfer einteilst. Danach folgen Werbung, Anmeldungen, Einkäufe, Dekoration und der Ablauf vor Ort. Diese Checkliste hilft dir, die 81 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen und typische Engpässe bei Lieferungen, Kühlung, Wechselgeld und Technik zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
Marktstände und Zelte reservieren
Stromanschlüsse und Kabelverlauf festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Verkaufsstände einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Lieferungen der Aussteller bestätigen
Volunteer-Einteilung erstellen
Kontaktliste für das Organisationsteam erstellen
Musik-Playlist zusammenstellen
Kinderaktivitäten vorbereiten
2 Personen
Preisliste und Wegweiser erstellen
2 Personen
Bargeld und Wechselgeld organisieren
Bezahlterminals testen
2 Personen
Bestandsliste prüfen
2 Personen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Materialien abholen
3 Personen
Lebensmittel annehmen
2 Personen
Lagerbestände sortieren
2 Personen
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Marktstände aufbauen
4 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Strom anschließen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Weihnachtsdekoration aufhängen
4 Personen
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Lautstärke testen
2 Personen
Verkaufsstände einrichten
6 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Namensschilder für Stände aufstellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Bezahlstationen öffnen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen

Event

Besucher begrüßen
3 Personen
Stände betreuen
8 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
Musik bedienen
Weihnachtsmann empfangen
2 Personen
Fotoecke betreuen
Bestand prüfen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Beleuchtung einschalten
Besucher über Schließung informieren
2 Personen
Verkauf abschließen
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
Kassen abschließen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Marktstände abbauen
4 Personen
Stromkabel entfernen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlprodukte verarbeiten
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 24
Umkleideschirm

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
WeihnachtsbaumbeleuchtungAnz. 4
BatterielaternenAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 8

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 10
KunstschneeAnz. 6
Krippe
Foto-Hintergrund
Weihnachtsmannkostüm
NamensschilderAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
WeihnachtslichtprojektorAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
TablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 24
ZuckerschälchenAnz. 6
MilchkännchenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumschalenAnz. 30
FrischhaltedosenAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 6
ServierplattenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchhalterAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
SpülbeckenAnz. 3
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 24
AbfalltrennbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Öffnungszeiten und Geländeaufteilung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Plane dabei feste Bereiche für Marktstände, Kinderaktivitäten, Musik, Lagerung und Wege ein.
Reserviere Marktstände, Partyzelte, Tische und Klappstühle frühzeitig. Prüfe außerdem, wie viele Stromanschlüsse vorhanden sind, wie lang die Kabel sein müssen und wo Kabelmatten liegen.
Schließe Anmeldungen nicht erst am Markttag ab: Erfasse Ernährungswünsche, Liefermengen und Ansprechpartner spätestens 10 bis 14 Tage vorher. So kannst du Kühlprodukte, Lagerflächen und Verkaufsstände passend einteilen.
Teste Kartenterminals, Lautsprecher, Mischpult und Mikrofon mindestens 2 Tage vor dem Markt. Lege zusätzlich Bargeld und Wechselgeld bereit und drucke Preislisten, Wegweiser und Programmschilder.
Sortiere Einkäufe und Materialien am Vortag nach Einsatzort. Lebensmittel kommen erst kurz vor Beginn an; Kühlprodukte müssen direkt in eine gekühlte Lagerung, statt mehrere Stunden unkontrolliert herumzustehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gelände, Genehmigungen und Standreservierungen. Werbung, Anmeldungen und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt laufen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Aussteller, Kasse, Technik, Kinderaktivitäten und Abbau. Bei mehreren Verkaufsständen ist zusätzlich etwa eine Ansprechperson pro 3 bis 5 Stände sinnvoll.
Wann sollte man die Lebensmittel für den Weihnachtsmarkt bestellen?: Bestelle haltbare Waren etwa 7 bis 10 Tage vorher und bestätige frische Lieferungen 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Kühlprodukte sollten am Veranstaltungstag möglichst wenige Stunden vor Beginn angeliefert und sofort gekühlt werden.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Lege pro Verkaufsstelle einen Startbestand fest und plane mindestens 20 bis 30 Prozent Reserve für häufig benötigte kleine Scheine und Münzen ein. Kartenterminals solltest du spätestens 2 Tage vorher testen, einschließlich Verbindung und Ladezustand.

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