Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar puestos, carpas, expositores, actividades y suministros en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, el horario y la distribución del recinto; después confirma permisos, corriente eléctrica y participantes. En los días previos tendrás que cerrar inscripciones, preferencias dietéticas, entregas y turnos de voluntariado. Esta checklist también te ayuda a llegar al montaje con carteles, iluminación, terminales de pago, cambio y productos refrigerados controlados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
Reservar puestos de mercado y carpas
Fijar los puntos de corriente y la ruta de cables
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Distribuir los puestos de venta
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las entregas de los expositores
Hacer la distribución de voluntarios
Crear lista de contactos para el equipo organizador
Crear la lista de reproducción musical
Preparar las actividades infantiles
2 personas
Crear listas de precios y señalización
2 personas
Preparar efectivo y cambio
Probar los terminales de pago
2 personas
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Pedir la compra
2 personas
Recoger los materiales
3 personas
Recibir los víveres
2 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Almacenar en frío los productos refrigerados
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar los puestos del mercado
4 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración navideña
4 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Montar los puestos de venta
6 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Montar aperitivos
3 personas
Colocar tarjetas con nombre en los stands
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Abrir puntos de pago
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender los puestos
8 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Acompañar la actividad infantil
2 personas
Controlar la música
Recibir a Papá Noel
2 personas
Atender el rincón fotográfico
Comprobar el inventario
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Encender la iluminación
Informar a los visitantes sobre el cierre
2 personas
Cerrar ventas
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Cerrar las cajas
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
4 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
Retirar los cables de alimentación
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Procesar los productos refrigerados
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Manteles individualescant. 24
Biombo para vestuario

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Luces para el árbol de Navidadcant. 4
Linternas a pilascant. 10
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Nieve artificialcant. 6
Belén
Fondo para fotos
Disfraz de Papá Noel
Tarjetas de nombrecant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Terminales de pagocant. 3
Baterías externascant. 4
Termoscant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 6
Proyector de luces navideñascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejascant. 12
Cuencoscant. 24
Azucareroscant. 6
Jarras de lechecant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de aluminiocant. 30
Recipientes herméticoscant. 12
Guantes de hornocant. 6
Bandejas para servircant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portatoallascant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Fregaderoscant. 3
Paños de limpieza reutilizablescant. 24
Contenedores de separación de residuoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución del recinto antes de reservar puestos y carpas: deja pasillos despejados y marca dónde irán las mesas, las sillas, las actividades infantiles y los puntos de corriente.
Define la ruta de los cables con antelación. Cuenta con alargadores, regletas y alfombrillas para cables, y prueba la iluminación, los altavoces, la mesa de mezclas y el micrófono antes de abrir.
Confirma las entregas de cada expositor al menos 48 horas antes. Pide también sus preferencias dietéticas y anota un teléfono de contacto del equipo para resolver retrasos durante el montaje.
Prepara los carteles de precios, del programa y de dirección antes del día del mercado. Reserva efectivo y cambio por separado y prueba todos los terminales de pago con suficiente antelación.
Recibe y clasifica las compras en cuanto lleguen: guarda los productos refrigerados en frío y separa las existencias no perecederas. Así sabrás qué falta antes de decorar con el árbol, las guirnaldas y el belén.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar puestos y carpas, comprobar permisos y lanzar la promoción. Deja los últimos 7 días para confirmar entregas, voluntarios, compras, pagos y señalización.
¿Qué hay que comprobar el día antes del Mercado de Navidad?: Revisa la distribución, la ruta de cables, la iluminación, los altavoces y los terminales de pago. Confirma también las entregas de los expositores, el cambio, las actividades infantiles y el almacenamiento en frío.
¿Cuánto efectivo y cambio necesito para un Mercado de Navidad?: Calcula el cambio según el número de puestos que cobren en efectivo y prepara una reserva independiente para cada punto de venta. Comprueba los terminales de pago al menos 24 horas antes y lleva una alternativa si falla la conexión.
¿Cómo organizar los puestos de un Mercado de Navidad?: Asigna primero los puestos y las carpas dentro del plano del recinto, dejando pasillos accesibles y espacio para mesas, sillas y actividades. Envía a cada expositor su ubicación y horario de entrega como mínimo 48 horas antes.

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