Kerstmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een kerstmarkt organiseren vraagt meer dan kramen en kerstverlichting regelen. Je moet vroeg beginnen met de locatie, vergunning en standhouders, en later vooral stroom, leveringen, vrijwilligers en bezoekersroutes goed op elkaar afstemmen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen. Controleer in de laatste week ook het weer, de houdbare voorraad en de koeling, zodat je op de dag zelf niet voor ontbrekende materialen of te late leveringen komt te staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunning aanvragen
Standhouders benaderen
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Plattegrond van markt maken
2 personen
Stroompunten inventariseren
2 personen
Verlichting reserveren
Kraampjes reserveren
Catering reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen afspreken
Borden en routepijlen ontwerpen
Menukaarten ontwerpen
Sociale media plaatsen
Promotieposters ophangen
2 personen
Weersverwachting controleren
Standhouders informeren
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Kraampjes en materialen klaarzetten
3 personen
Routeborden en plattegronden printen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Weersbescherming controleren
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Kraampjes opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
Catering voorbereiden
5 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Menukaarten ophangen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Kassa bemannen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eet- en drinkpunten schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Programma aankondigen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders laten uitladen
3 personen
Kraampjes afbreken
6 personen
Verlichting verwijderen
4 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Kleedjesaantal 16

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 100
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 16
Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Kerstmanpakkenaantal 2
Kerstmutsenaantal 30
Kersttafellopersaantal 16
Kerststallenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudketelsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Bakken warmhoudersaantal 4
Kassatabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Oplaadstationsaantal 2
Brandblussersaantal 4
Steekwagensaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 3
Hameraantal 3
Tangenaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 8
Steekwagensaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 200
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Keukenweegschalenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Catering

Boodschappen
Wegwerpservettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Thermoboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Schenkbekersaantal 12
Schaaltjesaantal 24

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Afvalbakkenaantal 16
Afvalcontainersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg de plattegrond uiterlijk twee weken vooraf vast. Plan niet alleen de marktkramen, maar ook looproutes, routeborden, informatieborden, stroompunten en ruimte voor leveringen.
Regel stroom per kraam in plaats van alleen voor het terrein als geheel. Noteer welke apparatuur stroom nodig heeft en reserveer verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten voordat de opbouw begint.
Bevestig standhouders, catering en leveranciers opnieuw 7 dagen voor de markt. Vraag daarbij het exacte aankomsttijdstip op; een levering die pas tijdens de opening arriveert, veroorzaakt direct opstoppingen.
Plan verlichting als onderdeel van de veiligheid. Test lichtsnoeren, ledlampen en batterijlantaarns minstens 2 dagen vooraf en houd extra batterijen en kabelmatten apart voor donkere of natte plekken.
Maak de vrijwilligersindeling per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Zet naast ontvangst en toezicht ook mensen in voor het aanvullen van houdbare voorraad, het koelen van dranken en het opruimen van afval.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en het benaderen van standhouders. Reserveer kramen, verlichting en catering zodra de locatie definitief is.
Wanneer moet ik een vergunning voor een kerstmarkt aanvragen?: Dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in en houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereidingstijd aan. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt; zonder bevestiging kun je de markt niet verantwoord definitief aankondigen.
Hoeveel kramen heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Tel één marktkraam per standhouder en voeg minimaal 1 extra kraam toe voor informatie, voorraad of een wisselende activiteit. Zet de aantallen uiterlijk 2 weken voor de markt vast, zodat de plattegrond en stroomverdeling niet meer wijzigen.
Wanneer moet ik de kerstmarkt opbouwen?: Plan de opbouw minimaal 4 tot 6 uur voor opening. Reserveer extra tijd voor het plaatsen van kramen en tenten, het testen van verlichting en stroom, het neerzetten van routeborden en het koelen van dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.