Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur dekorierte Stände und Glühwein. Kläre zuerst Datum, Ort und Genehmigung, bevor du Standbetreiber, Catering und Ausstattung fest buchst. Danach folgen Marktplan, Strom, Beleuchtung, Programm, Anmeldungen und Helfer. In den letzten Tagen geht es vor allem um Lieferungen, haltbare Vorräte, gekühlte Getränke, Beschilderung und den Wettercheck. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigung beantragen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Marktplan erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
Beleuchtung reservieren
Stände reservieren
Catering reservieren
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferungen abstimmen
Schilder und Wegpfeile entwerfen
Speisekarten entwerfen
Social-Media-Posts veröffentlichen
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Standbetreiber informieren
Einkaufen gehen
3 Personen
Einkäufe prüfen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Stände und Materialien bereitstellen
3 Personen
Routenschilder und Pläne drucken
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Wetterschutz prüfen
2 Personen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standplätze zuweisen
3 Personen
Catering vorbereiten
5 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Geschirr und Becher bereitstellen
2 Personen
Speisekarten aufhängen
2 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Essens- und Getränkestellen sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Programm ankündigen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Auftritte betreuen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Aussteller ausladen lassen
3 Personen
Stände abbauen
6 Personen
Beleuchtung entfernen
4 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
DeckenAnz. 16

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 100
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 10
TischdekorationAnz. 16
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
WeihnachtsmannkostümeAnz. 2
WeihnachtsmützenAnz. 30
WeihnachtstischläuferAnz. 16
KrippenAnz. 2

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
WärmebehälterAnz. 4
KassentabletsAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
LadestationenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SackkarrenAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 3
HammerAnz. 3
ZangenAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
SackkarrenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeebecherAnz. 200
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KüchenwaagenAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Catering

Einkäufe
Einweg-ServiettenhalterAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
ThermoboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
AusgussbecherAnz. 12
SchälchenAnz. 24

Reinigung

BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 16
AbfallcontainerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Beantrage die Genehmigung möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Erst wenn Datum, Ort und Auflagen geklärt sind, solltest du Stände, Catering und Beleuchtung verbindlich reservieren.
Erstelle den Marktplan nicht erst am Aufbautag. Erfasse für jeden Stand den Platz, den Strombedarf und den Lieferzeitpunkt; markiere außerdem Wege, Infotafeln und Fluchtwege.
Plane die Beleuchtung mit Kabeln und Kabelmatten vollständig durch. Lichterketten, LED-Lampen und Batterielaternen reichen nicht aus, wenn Verlängerungskabel oder sichere Kabelführung fehlen.
Teile Freiwillige in konkrete Zeitblöcke ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Für Aufbau, Einlass, Standbetreuung, Nachfüllen und Abbau brauchst du jeweils eine verantwortliche Person.
Prüfe Einkäufe und Lieferungen spätestens am Vortag. Kühlboxen, Wärmebehälter, Warmhaltebehälter, Kaffeemaschinen und Kartenlesegeräte sollten dann einsatzbereit sein; die Wettervorhersage prüfst du zusätzlich am Veranstaltungstag erneut.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigung, Standbetreiber, Stände, Catering und Beleuchtung brauchen oft mehrere Abstimmungen, bevor du den endgültigen Marktplan erstellen kannst.
Was braucht man für einen kleinen Weihnachtsmarkt?: Du brauchst mindestens Marktstände oder Partyzelte, Tische, Beleuchtung, Stromzubehör, Beschilderung, Dekoration sowie Geräte für warme Getränke und die Kasse. Plane außerdem 2 bis 3 Helfer pro Schicht ein, abhängig von Besucherzahl und Standanzahl.
Wann soll man die Getränke für den Weihnachtsmarkt einkaufen?: Haltbare Vorräte kannst du 3 bis 7 Tage vorher einkaufen und prüfen. Gekühlte Getränke kommen am besten am Vortag in Kühlboxen oder Kühlgeräte; warme Getränke und Wärmebehälter bereitest du erst kurz vor Beginn vor.
Wie plant man Strom und Beleuchtung auf einem Weihnachtsmarkt?: Erfasse den Strombedarf jedes Standes spätestens 2 bis 3 Wochen vorher. Reserviere Anschlüsse, Verlängerungskabel und Kabelmatten und teste am Vortag alle Lichterketten, LED-Lampen, Lautsprecher und Ladestationen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.