Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin imprevistos

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar permisos, expositores, puestos, electricidad, comida y voluntarios en el orden adecuado. Esta checklist te ayuda a pasar de la fecha y el lugar a un mercado listo para recibir visitantes. Incluye los preparativos que suelen quedarse para el final, como la señalización, las preferencias dietéticas, las entregas y la refrigeración de las bebidas. Usa el plan para repartir responsabilidades y comprobar cada punto antes del día de apertura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Solicitar permiso
Contactar con los expositores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Crear el plano del mercado
2 personas
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Reservar la iluminación
Reservar puestos
Reservar el catering
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Coordinar las entregas
Diseñar carteles y flechas de ruta
Diseñar los menús
Publicar en redes sociales
Colgar los carteles promocionales
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Informar a los responsables de los stands
Hacer la compra
3 personas
Comprobar las compras
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar los puestos y materiales
3 personas
Imprimir señales de ruta y planos
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Comprobar la protección contra la lluvia
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Preparar el catering
5 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
Colgar las cartas del menú
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender la caja
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las zonas de comida y bebida
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar el programa
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Hacer descargar a los expositores
3 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Retirar la iluminación
4 personas
Retirar la decoración
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 16
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 16

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 100
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Decoración de mesacant. 16
Señales de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 6
Trajes de Papá Noelcant. 2
Gorros de Navidadcant. 30
Caminos de mesa navideñoscant. 16
Belenescant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Mantener calientecant. 3
Neveras portátilescant. 4
Bandejas y calentadorescant. 4
Tablets de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Estaciones de cargacant. 2
Extintorescant. 4
Carros de manocant. 2
Maletines de herramientascant. 3
Martillocant. 3
Pinzascant. 6
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 8
Carros de manocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 200
Platoscant. 180
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 6
Básculas de cocinacant. 2
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Catering

Compras
Portaservilletas desechablescant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Cajas térmicascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Jarras de serviciocant. 12
Cuencoscant. 24

Limpieza

Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Papeleracant. 16
Contenedores de basuracant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el permiso con varias semanas de margen; sin esa confirmación no conviene reservar puestos, catering ni iluminación.
Dibuja el plano antes de fijar los puestos. Marca entradas, rutas, puntos de corriente, mesas, carpas y zonas de paso para que los cables no crucen los recorridos.
Contacta con los expositores pronto y confirma por escrito sus necesidades. Recoge también sus horarios de entrega para evitar que varias descargas lleguen a la vez.
Define el programa y asigna voluntarios antes de enviar las invitaciones. Prepara al menos una persona responsable de las inscripciones y otra para coordinar las entregas el día del mercado.
Revisa el pronóstico y las compras durante las 48 horas previas. Enfría las bebidas con tiempo, prepara las provisiones no perecederas y comprueba que hay datáfonos, tablets de caja y estaciones de carga disponibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permiso y expositores. Deja las últimas 48 horas para revisar el tiempo, las compras, las bebidas y las entregas.
¿Qué hay que comprobar antes de montar los puestos?: Comprueba el plano, los puntos de corriente, la iluminación y las rutas de paso antes de colocar mesas o carpas. Haz una revisión final el día anterior y marca los cables con alfombrillas para evitar tropiezos.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y gestionar las inscripciones?: Envía las invitaciones cuando el lugar, el programa y los expositores principales estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes para ajustar el catering.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Prepara las provisiones no perecederas el día anterior y enfría las bebidas con varias horas de margen. Comprueba las compras y las necesidades dietéticas el mismo día antes de abrir el mercado.

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