Zo organiseer je een kerstmarkt bij de boerderij

Een kerstmarkt bij een boerderij vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie. Begin met datum, openingstijden en het terrein, en werk daarna toe naar leveranciers, deelnemers, betalingen en eten. Controleer vroeg waar stroom en verlichting nodig zijn en teken de looproute voordat je marktkramen en tenten plaatst. In de laatste week draait alles om bevestigen, voorraad en een plan voor kou of regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Leveranciers en kramen benaderen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Kerstkramen reserveren
7
Stroompunten controleren
2 personen
8
Terreinindeling tekenen
2 personen
9
Verkoopprijzen vastleggen
2 personen
10
Betaalmiddelen regelen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Leveringen bevestigen
13
Weersverwachting controleren
14
Route- en parkeerborden maken
2 personen
15
Plattegrond voor bezoekers maken
16
Menukaarten en prijslijsten maken
2 personen
17
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
18
Voorraad controleren
2 personen
19
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
20
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
21
Koelboxen schoonmaken
2 personen
22
Voorraad droog opslaan
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Soep en warme dranken voorbereiden
3 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
27
Kerstbomen en groen klaarzetten
3 personen
28
Terrein vrijmaken
4 personen
29
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Verlichting ophangen
4 personen
32
Stroom en kabels aansluiten
3 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Verkoopkramen inrichten
6 personen
35
Cateringpunt inrichten
4 personen
36
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
37
Route- en parkeerborden plaatsen
3 personen
38
Toiletten controleren en vullen
2 personen
39
Hapjes en drank klaarzetten
4 personen
40
Warme dranken op temperatuur brengen
2 personen
41
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

42
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
43
Kassa's openen
2 personen
44
Bezoekers verwelkomen
3 personen
45
Kramen bemannen
8 personen
46
Warme dranken schenken
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
51
Tafels en zitplekken opruimen
2 personen
52
Verlichting controleren
53
Kassa's sluiten
2 personen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

55
Restanten gekoeld opslaan
3 personen
56
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
57
Kramen en decoratie afbreken
6 personen
58
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
59
Terrein schoonmaken
5 personen
60
Afval afvoeren
3 personen
61
Materialen inventariseren
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Krukkenaantal 20
Kassatafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Mokkenaantal 100
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Soeppannenaantal 3
Pollepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Kassatabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Handlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 20
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 30
Lantaarnsaantal 12
Ledkaarsenaantal 40

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafellopersaantal 16
Kerstfigurenaantal 8
Prikstokkenaantal 20
Touwaantal 2
Tie-wrapsaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Afzethekkenaantal 8
Antislipmattenaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Naamstickersaantal 40

Informatie

Informatiebordenaantal 10
Routebordenaantal 12
Prijslijstenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Teken de terreinindeling minimaal 3 weken vooraf. Zet marktkramen, partytenten, kassatafels, warme-drankpunten en bezoekersroutes op de plattegrond en controleer of leveranciers kunnen laden en lossen.
Regel stroom niet pas op de opbouwdag. Loop per verkooppunt na hoeveel aansluitingen nodig zijn voor koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken, verlichting en kassatablets, en leg handlampen klaar voor donkere hoeken.
Sluit de verkoopvoorbereiding uiterlijk 1 week vooraf af. Leg prijzen en betaalmiddelen vast, test de pinapparaten en zorg voor contant wisselgeld voordat de eerste bezoeker komt.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Wijs naast verkoopmedewerkers ook iemand aan voor voorraad, warme dranken, parkeerroute en het oplossen van storingen; die taken blijven anders snel liggen.
Bereid soep en warme dranken zo veel mogelijk op de dag zelf voor en bewaar droge voorraad vooraf afgesloten. Controleer 2 dagen tevoren het servies, de thermoskannen, koelboxen en serveerhulpmiddelen, zodat ontbrekende spullen nog te regelen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een kerstmarkt bij een boerderij organiseren?: Begin minstens 8 weken vooraf met datum, openingstijden, leveranciers, kramen en terreinindeling. Verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen daarna; reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, voorraad en weersmaatregelen.
Wanneer moet je de kerstkramen en partytenten reserveren?: Reserveer kerstkramen en partytenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Controleer uiterlijk 2 weken voor de markt de aantallen, afmetingen, levering en plaats op de plattegrond.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt bij de boerderij?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per verkooppunt en daarnaast 2 mensen voor voorraad, terrein en bezoekersvragen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat kassa, warme dranken en opruimen doorlopend bezet blijven.
Wanneer controleer je het weer voor een kerstmarkt buiten?: Bekijk de verwachting 5 tot 7 dagen vooraf en maak 48 uur voor opening de definitieve keuze voor tenten, verlichting, kleding en voorraad. Controleer op de ochtend zelf nog wind, regen en gladheid op het terrein.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.