Organiser un marché de Noël à la ferme, étape par étape

Un marché de Noël à la ferme se prépare d’abord comme un petit site ouvert au public, puis comme une fête. Commencez par fixer la date, les horaires et la capacité d’accueil avant de contacter les stands et de réserver les chalets. Le plan du site, les branchements électriques, les paiements et la circulation des visiteurs doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. La restauration demande aussi un suivi précis des inscriptions, des besoins alimentaires et des quantités à préparer.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Contacter les fournisseurs et les stands
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver des chalets de Noël
7
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
8
Dessiner le plan du site
2 personnes
9
Fixer les prix de vente
2 personnes
10
Prévoir les moyens de paiement
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Confirmer les livraisons
13
Vérifier les prévisions météo
14
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
15
Créer un plan pour les visiteurs
16
Créer les menus et les listes de prix
2 personnes
17
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
18
Vérifier les stocks
2 personnes
19
Trier les décorations de Noël
2 personnes
20
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
21
Nettoyer les glacières
2 personnes
22
Stocker les fournitures au sec
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Préparer la soupe et les boissons chaudes
3 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
27
Préparer les sapins de Noël et la verdure
3 personnes
28
Dégager le site
4 personnes
29
Monter les stands et les tentes
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer l'éclairage
4 personnes
32
Brancher l'électricité et les câbles
3 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Aménager les stands de vente
6 personnes
35
Aménager le point de restauration
4 personnes
36
Tester les caisses et points de paiement
2 personnes
37
Installer les panneaux d'itinéraire et de parking
3 personnes
38
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
39
Préparer les snacks et les boissons
4 personnes
40
Porter les boissons chaudes à température
2 personnes
41
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

42
Accueillir les bénévoles
2 personnes
43
Ouvrir les caisses
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Tenir les stands
8 personnes
46
Servir des boissons chaudes
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
51
Ranger les tables et les places assises
2 personnes
52
Vérifier l'éclairage
53
Fermer les caisses
2 personnes
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

55
Stocker les restes au frais
3 personnes
56
Laver la vaisselle et la verrerie
4 personnes
57
Démonter les stands et la décoration
6 personnes
58
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
59
Nettoyer le site
5 personnes
60
Évacuer les déchets
3 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabouretsqté 20
Tables de caisseqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Tassesqté 100
Couvertsqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Casseroles à soupeqté 3
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Lampes de pocheqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 20
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 30
Lanternesqté 12
Bougies LEDqté 40

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 16
Personnages de Noëlqté 8
Bâtons de pointageqté 20
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Barrières de sécuritéqté 8
Tapis antidérapantsqté 12

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Étiquettes nominativesqté 40

Informations

Panneaux d'informationqté 10
Panneaux de directionqté 12
Listes de prixqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires et la jauge avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires des visiteurs.
Dessinez le plan du site avant de confirmer les stands. Placez les chalets, les tentes, les tables de caisse et les zones de restauration en vérifiant que chaque point d’alimentation est accessible.
Confirmez les livraisons 7 jours avant l’ouverture, puis revérifiez-les la veille. Les tables, chaises, vaisselle réutilisable, thermos et équipements de maintien au chaud sont souvent oubliés dans cette vérification.
Préparez les paiements avant le jour J : tarifs affichés, terminaux testés et monnaie disponible. Prévoyez une table de caisse distincte par zone si plusieurs stands encaissent en même temps.
Organisez la restauration en deux temps : achats et préparations la veille, puis soupe, boissons chaudes et en-cas le matin même. Vérifiez les stocks, nettoyez les glacières et rangez les fournitures au sec avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël à la ferme ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les stands, les chalets, les inscriptions, les livraisons et le plan du site prennent généralement plus de temps que prévu.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un marché de Noël ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant l’ouverture, avec une date limite d’inscription fixée environ 2 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartissez les bénévoles par fonction plutôt que de compter uniquement le nombre total : accueil, circulation, caisses, restauration et installation. Pour un petit marché, prévoyez au minimum 1 responsable par zone et confirmez les créneaux 7 jours avant.
Quand préparer la soupe et les boissons chaudes ?: Faites les achats et les préparations principales la veille, puis préparez la soupe et les boissons chaudes le matin de l’ouverture. Contrôlez les stocks et les équipements environ 2 heures avant l’arrivée des visiteurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.