Kerstmarkt bij de boerderij organiseren: complete checklist

Een kerstmarkt bij de boerderij vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie. Je moet bezoekersstromen, stroompunten, betalingen en warme dranken tegelijk goed organiseren. Begin met datum, openingstijden en leveranciers en werk daarna toe naar terreinindeling, uitnodigingen en voorraad. Deze checklist helpt je de 63 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen, te verkopen en bezoekers te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Leveranciers en kramen benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kerstkramen reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Terreinindeling tekenen
2 personen
Verkoopprijzen vastleggen
2 personen
Betaalmiddelen regelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Menukaarten en prijslijsten maken
2 personen
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Voorraad droog opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Soep en warme dranken voorbereiden
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Kerstbomen en groen klaarzetten
3 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroom en kabels aansluiten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verkoopkramen inrichten
6 personen
Cateringpunt inrichten
4 personen
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
Route- en parkeerborden plaatsen
3 personen
Toiletten controleren en vullen
2 personen
Hapjes en drank klaarzetten
4 personen
Warme dranken op temperatuur brengen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Kassa's openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kramen bemannen
8 personen
Warme dranken schenken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Tafels en zitplekken opruimen
2 personen
Verlichting controleren
Kassa's sluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
Kramen en decoratie afbreken
6 personen
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 10
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Krukkenaantal 20
Kassatafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Mokkenaantal 100
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Soeppannenaantal 3
Pollepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Kassatabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Handlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 20
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 30
Lantaarnsaantal 12
Ledkaarsenaantal 40

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafellopersaantal 16
Kerstfigurenaantal 8
Prikstokkenaantal 20
Touwaantal 2
Tie-wrapsaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Afzethekkenaantal 8
Antislipmattenaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Naamstickersaantal 40

Informatie

Informatiebordenaantal 10
Routebordenaantal 12
Prijslijstenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling minimaal 3 weken vooraf vast. Teken de plek van marktkramen, partytenten, kassatafels, warme drank, toiletten, parkeerborden en een duidelijke looproute.
Controleer stroompunten vóór je leveranciers bevestigt. Tel koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudbakken en verlichting bij elkaar op en leg handlampen klaar voor donkere hoeken.
Maak verkoopprijzen en betaalmogelijkheden uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Test kassatablets en pinapparaten en regel contant geld met voldoende wisselgeld per verkooppunt.
Plan de voedselvoorraad op basis van aanmeldingen plus een kleine reserve. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en houd soep, hapjes en warme dranken gescheiden herkenbaar.
Doe de laatste weers- en voorraadcontrole 48 uur vooraf. Zet drooggoed, servies en decoratie binnen klaar, maak koelboxen schoon en bevestig alle leveringen opnieuw.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kerstmarkt bij de boerderij organiseren?: Begin 8 tot 10 weken vooraf met datum, openingstijden, leveranciers en kerstkramen. Rond uitnodigingen, aanmeldingen en terreinindeling uiterlijk 3 weken vooraf af.
Hoeveel kerstkramen heb ik nodig voor een kerstmarkt bij de boerderij?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de beschikbare ruimte. Reserveer per verkoper minimaal 1 marktkraam en teken de looproute eerst uit, zodat kramen, tenten en kassatafels niet te dicht op elkaar staan.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de kerstmarkt verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor de markt. Zo kun je hapjes, soep en warme dranken nog gericht voorbereiden en etiketteren.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig op een kerstmarkt?: Maak per kassapunt een aparte wisselgeldset en controleer die de dag ervoor. Stem de verdeling af op je prijzen en zorg dat elk punt meerdere coupures en munten heeft, naast een werkend pinapparaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.