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Checkliste für den Weihnachtsmarkt auf dem Bauernhof

Ein Weihnachtsmarkt auf dem Bauernhof braucht mehr Vorbereitung als ein paar Stände und Lichterketten. Gelände, Strom, Parkplätze, Helfer, Kasse und warme Speisen müssen zusammenpassen, damit am Markttag keine Wege oder Anschlüsse fehlen. Plane zuerst Datum, Öffnungszeiten und den Geländeplan, danach Lieferanten, Stände und Besucherablauf. Diese Checkliste bündelt 63 Aufgaben und 62 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Lieferanten und Stände kontaktieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Weihnachtsstände reservieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Geländeplan zeichnen

    2 Personen

  • Verkaufspreise festlegen

    2 Personen

  • Zahlungsmittel organisieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Route- und Parkschilder erstellen

    2 Personen

  • Besucherplan erstellen

  • Menükarten und Preislisten erstellen

    2 Personen

  • Bargeld und Wechselgeld organisieren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Geschirr und Glaswaren bereitstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Vorräte trocken lagern

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Suppe und Heißgetränke vorbereiten

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlprodukte gekühlt lagern

    2 Personen

  • Weihnachtsbäume und Grünzeug bereitstellen

    3 Personen

  • Gelände freimachen

    4 Personen

  • Stände und Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Strom und Kabel anschließen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Verkaufsstände einrichten

    6 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    4 Personen

  • Kassen- und Bezahlstationen testen

    2 Personen

  • Routen- und Parkplatzschilder aufstellen

    3 Personen

  • Toiletten prüfen und auffüllen

    2 Personen

  • Snacks und Getränke bereitstellen

    4 Personen

  • Heiße Getränke auf Temperatur bringen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    3 Personen

Event

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Kassen öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Stände besetzen

    8 Personen

  • Heiße Getränke ausschenken

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Sitzplätze wegräumen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Kassen schließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt lagern

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    4 Personen

  • Stände und Dekoration abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung und Kabel entfernen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 10
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • HockerAnz. 20
  • KassentischeAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TassenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • SuppentöpfeAnz. 3
  • KellenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServiertablettsAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • KassentabletsAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • HandlampenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 20
  • TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 12
  • LED-LampenAnz. 30
  • LaternenAnz. 12
  • StumpenkerzenAnz. 40

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • TischläuferAnz. 16
  • WeihnachtsfigurenAnz. 8
  • StichstöckeAnz. 20
  • SeilAnz. 2
  • KabelbinderAnz. 200

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • AbsperrgitterAnz. 8
  • Rutschfeste MattenAnz. 12

Kommunikation

  • FunkgeräteAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 40

Informationen

  • InfotafelnAnz. 10
  • WegweiserAnz. 12
  • PreislisteAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Geländeplan und Besucherwege spätestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Zeichne Marktstände, Partyzelte, Kassentische, Sitzplätze, Toiletten, Stromanschlüsse und den Bereich für Lieferungen ein.
  • Prüfe Stromanschlüsse mindestens 14 Tage vor dem Markt. Rechne Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Beleuchtung und Kassentechnik gemeinsam durch und kläre, welche Geräte an welchem Anschluss laufen.
  • Teile die Helfer für Aufbau, Kasse, Essensausgabe und Abbau in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Pro Kassentisch sollte mindestens eine Person für Zahlungen und eine weitere für Fragen oder Nachfüllen eingeplant sein.
  • Erfasse Ernährungswünsche und bestätige die Lieferungen 5 bis 7 Tage vorher. Suppe und Heißgetränke lassen sich vorbereiten, sollten am Veranstaltungstag aber in mehreren kleinen Mengen nachgefüllt werden, statt alles früh warmzuhalten.
  • Bereite Bargeld und Wechselgeld am Vortag vor und prüfe den Bestand erneut am Morgen. Stelle Preislisten, Menükarten, Kartenlesegeräte, Handlampen und Ersatzbatterien dort bereit, wo sie tatsächlich gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weihnachtsmarkt auf dem Bauernhof planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Lieferanten und Ständen. Geländeplan, Stromprüfung und Helfereinteilung sollten spätestens 2 bis 4 Wochen vor dem Termin stehen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Weihnachtsmarkt auf dem Bauernhof?
Plane mindestens eine Person pro Kassen- oder Ausgabepunkt und zusätzlich Helfer für Aufbau, Nachfüllen, Besucherfragen und Abbau ein. Für einen kleinen Markt sind meist 8 bis 12 Helfer sinnvoll, die in Schichten von 2 bis 3 Stunden arbeiten.
Wann soll ich Suppe und Heißgetränke vorbereiten?
Bereite die Zutaten am Vortag vor und starte mit Suppe und Heißgetränken etwa 1 bis 2 Stunden vor der Öffnung. Halte nur kleinere Mengen gleichzeitig warm und fülle nach Bedarf aus Suppentöpfen, Thermoskannen oder Warmhaltebehältern nach.
Wie plane ich Strom und Beleuchtung für einen Weihnachtsmarkt?
Erstelle mindestens 14 Tage vorher eine Liste aller elektrischen Geräte und prüfe die verfügbaren Anschlüsse. Berücksichtige Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kassentechnik und Lichterketten getrennt und halte Handlampen als Reserve für dunkle Wege und den Abbau bereit.

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