Checklist pour organiser un marché de Noël à la ferme

Un marché de Noël à la ferme demande une préparation coordonnée entre les stands, les fournisseurs, les bénévoles et l’accueil du public. Cette checklist de 63 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la fixation des horaires au rangement final. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les chalets, les repas, les boissons chaudes, l’encaissement et l’éclairage. Commencez plusieurs semaines à l’avance : les réservations et les besoins alimentaires arrivent rarement au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Contacter les fournisseurs et les stands
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des chalets de Noël
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Dessiner le plan du site
2 personnes
Fixer les prix de vente
2 personnes
Prévoir les moyens de paiement
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
Créer les menus et les listes de prix
2 personnes
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Stocker les fournitures au sec
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la soupe et les boissons chaudes
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
Préparer les sapins de Noël et la verdure
3 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Brancher l'électricité et les câbles
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager les stands de vente
6 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Tester les caisses et points de paiement
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire et de parking
3 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
4 personnes
Porter les boissons chaudes à température
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Ouvrir les caisses
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Ranger les tables et les places assises
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Fermer les caisses
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
3 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
4 personnes
Démonter les stands et la décoration
6 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabouretsqté 20
Tables de caisseqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Tassesqté 100
Couvertsqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Casseroles à soupeqté 3
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Lampes de pocheqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 20
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 30
Lanternesqté 12
Bougies LEDqté 40

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 16
Personnages de Noëlqté 8
Bâtons de pointageqté 20
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Barrières de sécuritéqté 8
Tapis antidérapantsqté 12

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Étiquettes nominativesqté 40

Informations

Panneaux d'informationqté 10
Panneaux de directionqté 12
Listes de prixqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires d’ouverture et le plan du site avant de contacter les stands : cela leur permet de confirmer leur emplacement et leurs besoins électriques.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le marché. Prévoyez ensuite les quantités de soupe, d’en-cas, de vaisselle réutilisable et de boissons chaudes.
Réservez les chalets, tentes, tables et chaises dès que la date est fixée. Le jour précédent, regroupez les fournitures au sec et vérifiez chaque point d’alimentation.
Préparez les paiements avant l’ouverture : terminaux de caisse, terminaux de paiement, argent liquide et monnaie doivent être répartis entre les tables de caisse, avec une personne responsable de chaque poste.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’événement et adaptez l’accueil, l’éclairage et la signalisation. Les lampes de poche, guirlandes lumineuses et panneaux d’itinéraire sont souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël à la ferme ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les stands, chalets, fournisseurs et bénévoles doivent être confirmés avant de finaliser le plan du site et les horaires.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant le marché. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant afin de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les achats.
Que faut-il prévoir pour servir la soupe et les boissons chaudes ?: Prévoyez des casseroles à soupe, des louches, des thermos, des machines à café ou bouilloires, ainsi que des bols et tasses réutilisables. Faites une vérification complète du matériel 24 heures avant l’ouverture.
Quand vérifier la météo et préparer la signalisation ?: Consultez les prévisions 48 heures avant l’événement, puis effectuez une dernière vérification le matin même. Installez les panneaux de stationnement, d’itinéraire et le plan visiteur avant l’arrivée du public.

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