Checklist voor de Kerstmarkt aan Water organiseren

Een kerstmarkt aan het water vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Je regelt vooraf vergunningen, stroom, toiletten, afvalinzameling en de toegang tot de route langs het water. Daarna volgen standhouders, plattegrond, vrijwilligers en catering. Gebruik de checklist om eerst de vaste voorzieningen vast te leggen en pas daarna de boodschappen en inrichting af te ronden. Controleer de weersverwachting opnieuw in de laatste 48 uur, zodat je tenten, kabels en voorraad nog kunt aanpassen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning controleren
Locatie en kramen reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Afvalinzameling reserveren
Toiletvoorziening reserveren
Leveranciers bevestigen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Plattegrond uitwerken
Route naar water afzetten
2 personen
Standhouders informeren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veiligheidsinstructies maken
2 personen
Sleutel- en toegangstijden afspreken
Weersverwachting controleren
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Statafels klaarzetten
2 personen
Kassa- en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Kramen uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-koffer klaarzetten
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek begeleiden
2 personen
Prijslijsten controleren
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Poorten openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Verlichting controleren
Waterkant vrijhouden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop en muziek stoppen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa's afsluiten
2 personen
Bederfelijke voorraad koelen
2 personen
Kramen afbreken
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Kassatafelsaantal 2
Opbergbakkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Kommenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 3
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Kabelmattenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Serveerlepelsaantal 12
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfoliehoudersaantal 2

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Kerstkransenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Menubordenaantal 16
Krijtbordenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 16
LED-lantaarnsaantal 20
LED-kaarsenaantal 40
Batterijenaantal 48

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Handdoekrollenhoudersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Afzethekkenaantal 20
Afzetlintrollenaantal 6
Brandblussersaantal 4
Reddingsboeienaantal 2

Overig

Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Tafelklemmenaantal 40
Gereedschapskoffersaantal 3
Kassakistjesaantal 3
Prijskaartstandaardsaantal 30
Kledinghangersaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de stroomvoorziening vroeg vast en teken per kraam waar een aansluiting nodig is. Tel verlenghaspels, stekkerdozen en kabelmatten per zone; kabels op een looproute mogen niet los over de grond liggen.
Maak de plattegrond nadat de standhouders zijn bevestigd. Houd een aparte route naar het water vrij en informeer iedere deelnemer uiterlijk één week vooraf over standplaats, toegangstijd en laad- en lostijd.
Plan warme dranken en hapjes in twee momenten: voorbereiding vóór opening en aanvullen tijdens de markt. Zet dranken koud voordat bezoekers komen en controleer koelboxen, koffiezetapparaten, waterkokers en soepketels de dag ervoor.
Wijs vrijwilligers niet alleen aan voor ontvangst, maar ook voor veiligheid, afval en afsluiting. Maak per taak een naam, starttijd en eindtijd; zo blijft duidelijk wie toiletten, afvalpunten en de route controleert.
Controleer betalingen en servies vóór het inrichten van de kramen. Test alle pinapparaten, tel koffiekopjes, glazen, borden en bestek en leg reserve-exemplaren apart in opbergbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt aan het water organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de vergunning, locatie, kramen, stroom, toiletten en afvalinzameling. Nodig standhouders daarna uit en rond de plattegrond en vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week voor de markt af.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor de kerstmarkt controleren?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor de globale inrichting en opnieuw 48 uur vooraf voor tenten, kabels, zitplaatsen en voorraad. Plan bij wind of regen extra controle van partytenten en looproutes.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de kerstmarkt op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor kramen, tenten, tafels, stroom, verlichting, betaalpunten en bewegwijzering. Laat standhouders op vaste tijden binnenkomen, zodat laden en lossen niet tegelijk met de laatste veiligheidscontrole gebeurt.
Wat moet ik een week voor de kerstmarkt controleren?: Bevestig dan alle leveranciers en standhouders, verwerk aanmeldingen en dieetwensen, rond de plattegrond af en deel veiligheidsinstructies. Controleer ook de voorraad en maak de boodschappenlijst definitief; versproducten haal je pas kort voor opening op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.