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Weihnachtsmarkt am Wasser organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt am Wasser braucht mehr Vorlauf als ein Fest auf geschlossenem Gelände: Zugänge, Strom, Abfall und Toiletten müssen vorab abgestimmt werden. Plane die Reservierungen und Genehmigungen zuerst, danach Standaufteilung, Helfer und Sicherheitswege. In den letzten Tagen geht es um Wetter, frische Waren, Getränke und den Aufbau. Die Checkliste führt dich durch alle 73 Aufgaben und hilft dir, typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Genehmigung prüfen

  • Ort und Stände reservieren

  • Stromversorgung reservieren

  • Abfallentsorgung reservieren

  • Toilettenservice reservieren

  • Lieferanten bestätigen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Lageplan ausarbeiten

  • Weg zum Wasser absperren

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisungen erstellen

    2 Personen

  • Schlüssel- und Zugangszeiten abstimmen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste abschließen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Stehtische aufstellen

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld bereitstellen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Stände aufbauen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Menütafeln aufstellen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen

  • Sicherheitsrunden durchführen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zum Stand begleiten

    2 Personen

  • Preisliste prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Tore öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Uferbereich freihalten

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkauf und Musik stoppen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Verderbliche Vorräte kühlen

    2 Personen

  • Stände abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Gelände übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 4
  • TischeAnz. 14
  • KlappstühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 8
  • HockerAnz. 16
  • KassentischeAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • SchalenAnz. 80
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • SuppenkesselAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • KartenlesegeräteAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • HandmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • KabelmattenAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KüchenzangenAnz. 8
  • AlufolienhalterAnz. 2

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 4
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 20
  • WimpelkettenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 18
  • MenükartenAnz. 16
  • KreidetafelnAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 16
  • LED-LaternenAnz. 20
  • LED-KerzenAnz. 40
  • BatterienAnz. 48

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandtuchrollenhalterAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • Absperrbänder-RollenAnz. 6
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • RettungsringeAnz. 2

Sonstiges

  • KabelbinderAnz. 200
  • GewebeklebebandAnz. 8
  • TischklemmenAnz. 40
  • WerkzeugkofferAnz. 3
  • KassenschachtelnAnz. 3
  • PreisschildständerAnz. 30
  • KleiderbügelAnz. 40

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Klärt Genehmigungen, Standort, Marktstände, Strom, Abfallentsorgung und Toilettenservice mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Am Wasser werden Zufahrten und Absperrungen sonst schnell zum Engpass.
  • Erstellt den Lageplan spätestens 2 Wochen vorher. Markiert Stände, Partyzelte, Stehtische, Toiletten, Fluchtwege und den abgesperrten Weg zum Wasser; gebt Standbetreibern danach einen festen Anlieferungs- und Zugangszeitraum.
  • Teilt Helfer in Schichten von 3 bis 4 Stunden ein und verschickt Sicherheitsanweisungen mindestens 7 Tage vorher. Legt außerdem fest, wer Schlüssel, Zugänge und Fragen der Standbetreiber übernimmt.
  • Prüft die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Markt und kontrolliert Zelte, Kabelmatten und Verlängerungskabel. Getränke sollten erst am Vortag kalt gestellt werden, damit Kühlboxen nicht unnötig lange belegt sind.
  • Plant bei Getränken und warmen Speisen mit einem Puffer von 10 bis 15 Prozent. Frische Produkte holt ihr am Veranstaltungstag ab; Geschirr, Serviertabletts, Kaffeemaschinen und Suppenkessel sollten bereits am Vorabend gezählt und bereitgestellt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt am Wasser anmelden?
Beginnt mit Genehmigungen und Reservierungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für Strom, Toiletten, Abfallentsorgung und Marktstände solltet ihr zusätzlich 2 Wochen Puffer einplanen.
Wann sollte der Lageplan für den Weihnachtsmarkt fertig sein?
Schließt den Lageplan spätestens 2 Wochen vor dem Markt ab. Informiert die Standbetreiber danach sofort über Standnummer, Aufbaufläche, Anlieferung und Zugangszeiten.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt am Wasser?
Plant pro Schicht mindestens eine Person für den Zugang, eine für Standbetreiber und eine für Sicherheit beziehungsweise Wege ein. Bei mehr als 10 Ständen sind 2 bis 3 zusätzliche Helfer für Nachschub, Müll und Toiletten sinnvoll.
Wann sollte man Getränke und frische Waren einkaufen?
Kauft haltbare Getränke und Verbrauchsmaterialien 2 bis 3 Tage vorher. Getränke stellt ihr am Vortag kalt, frische Produkte holt ihr am Veranstaltungstag ab und bereitet Snacks möglichst kurz vor dem Öffnen vor.

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