Organiser un marché de Noël au bord de l’eau : la checklist

Un marché de Noël au bord de l’eau demande une préparation précise : accès, électricité, sanitaires, déchets et météo doivent être anticipés ensemble. Commence par vérifier le permis et réserver le lieu, les stands et les prestataires indispensables. Ensuite, coordonne les exposants, le plan du site et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à contrôler le matériel, acheter les produits frais et préparer l’installation sans bloquer les passages vers l’eau.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier le permis
Réserver le lieu et les stands
Réserver l’alimentation électrique
Réserver l’enlèvement des déchets
Réserver les installations sanitaires
Confirmer les fournisseurs
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Élaborer le plan
Balisage de l’itinéraire vers l’eau
2 personnes
Informer les exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Convenir des horaires de clé et d'accès
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les stocks
2 personnes
Finaliser la liste de courses
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les mange-debout
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Installer les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
2 personnes
Vérifier les tarifs
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portails
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier l'éclairage
Dégager le quai
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Arrêter les ventes et la musique
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Tables de caisseqté 2
Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Bolsqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Passe-câblesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Supports pour papier aluminiumqté 2

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Couronnes de Noëlqté 8
Nappesqté 18
Panneaux de menuqté 16
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lanternes LEDqté 20
Bougies LEDqté 40
Pilesqté 48

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Barrières de sécuritéqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 6
Extincteursqté 4
Bouées de sauvetageqté 2

Autre

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Pinces de tableqté 40
Boîtes à outilsqté 3
Caissesqté 3
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Cintresqté 40

Catering

Courses

Conseils

Réserve l’électricité, les sanitaires et l’enlèvement des déchets dès que le lieu est confirmé. Au bord de l’eau, vérifie aussi où les câbles, rallonges et multiprises peuvent passer sans créer de danger.
Prépare le plan des stands avec un itinéraire clairement balisé vers l’eau. Indique les accès, les zones de passage et l’emplacement des tables hautes, mange-debout et espaces de service.
Demande aux exposants leurs besoins alimentaires et techniques au moment de l’inscription, puis confirme-les au moins 7 jours avant l’événement. Cela évite de découvrir trop tard qu’un stand nécessite une prise ou un équipement particulier.
Conviens des horaires de remise des clés et d’accès avec chaque intervenant. Prévois une personne responsable de l’ouverture et répartis les bénévoles avant le jour du marché, avec des consignes de sécurité écrites.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Mets les boissons au frais, récupère les produits frais et contrôle les stocks avant l’installation des tentes, tables, appareils à café et marmites à soupe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël au bord de l’eau ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le lieu, les stands, l’électricité, les sanitaires et les exposants doivent être confirmés en premier.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le marché ?: Prévois au minimum 4 heures pour installer les tentes, stands, tables, signalétique, matériel électrique et espaces de restauration. Ajoute 30 minutes de contrôle avant l’ouverture au public.
Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirme les exposants au moins 7 jours avant l’événement et recueille leurs besoins alimentaires ou électriques à ce moment-là. Le plan des stands doit être finalisé avant leur arrivée.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël au bord de l’eau ?: La veille, contrôle la météo, les stocks, les accès, l’électricité, les sanitaires et l’enlèvement des déchets. Prépare aussi les boissons au frais, les encas et les consignes destinées aux bénévoles.

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