Kerstmaaltijd organiseren: een checklist die werkt

Een kerstmaaltijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu kiezen. Je moet op tijd weten hoeveel mensen komen, welke dieetwensen gelden en of de locatie genoeg tafels, stoelen en keukenmateriaal heeft. Werk van de vaste onderdelen naar de uitvoer: eerst reserveren en uitnodigen, daarna inkopen en voorbereiden, en pas op de dag zelf opbouwen en afwerken. Met deze checklist houd je overzicht over 58 taken en 42 benodigdheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
2 personen
Menu en porties bepalen
2 personen
Leveranciers en boodschappen plannen
Tafels en stoelen reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Tafelindeling maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen controleren
2 personen
Koelproducten sorteren
2 personen
Groenten wassen en snijden
4 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Sausen en dressings maken
2 personen
Servies en bestek controleren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Buffettafels plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen aankleden
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en muziek aansluiten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Warme gerechten bereiden
5 personen
Vegetarische gerechten bereiden
2 personen
Buffetgerechten portioneren
4 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Buffet openen
2 personen
Gasten aan tafel begeleiden
3 personen
Buffet bijvullen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies inzamelen
3 personen
Dessertbuffet klaarzetten
3 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Afval tussentijds afvoeren
2 personen
Gasten afscheid laten nemen
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Servies en bestek afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Diepe bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Ovenschalenaantal 8
Pannenaantal 6
Bakplatenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Kerstlichtsnoerenaantal 6
Kerstkransenaantal 4
Kerstballenaantal 40
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en stofferaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf af. Gebruik het definitieve aantal voor porties, tafels, stoelen, servies en naamkaartjes; verwerk dieetwensen niet op losse briefjes maar in één overzicht.
Plan boodschappen in twee rondes: houdbare producten eerder en koelproducten kort voor de maaltijd. Sorteer gekoelde ingrediënten direct bij thuiskomst en bewaar gesneden groenten afgedekt.
Maak desserts, sauzen en dressings zoveel mogelijk de dag ervoor. Was en snijd groenten vooraf, zodat je op de dag zelf vooral hoeft te koken, op te warmen en te serveren.
Controleer servies en keukenmateriaal minstens 3 dagen vooraf. Tel per gast een dinerbord, diep bord, dessertbord, waterglas, wijnglas, mes, vork en lepel; voeg extra exemplaren toe voor breuk en tussentijds afwassen.
Reserveer opbouwtijd van minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, aankleding, licht en muziek. Leg locatiesleutels, verlengkabels en warmhoudbakken klaar voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet ik een kerstmaaltijd organiseren?: Reserveer de locatie en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de maaltijd op en sluit de deelnemerslijst 7 dagen vooraf af.
Hoeveel eten moet ik rekenen per persoon voor een kerstmaaltijd?: Werk met het definitieve aantal gasten en reken bij een uitgebreid diner op ongeveer 400 tot 600 gram eten per persoon, exclusief brood en drank. Maak voor populaire gerechten 5 tot 10 procent extra, zodat een kleine wijziging in het aantal gasten geen tekort veroorzaakt.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een kerstmaaltijd?: Koop houdbare boodschappen 3 tot 7 dagen vooraf en haal groenten, zuivel, vlees of vis en andere koelproducten bij voorkeur 1 dag vooraf. Controleer op de dag zelf de houdbaarheid en temperatuur voordat je gaat voorbereiden.
Hoeveel servies en bestek heb ik nodig voor een kerstmaaltijd?: Tel per gast één exemplaar van elk gebruikt bord, glas en bestekonderdeel. Houd daarnaast 10 procent reserve aan; voor 30 gasten betekent dat bijvoorbeeld minimaal 33 dinerborden en 33 sets messen en vorken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.