Weihnachtsessen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsessen steht und fällt mit der Vorbereitung: Erst müssen Raum, Gästezahl und Menü feststehen, danach folgen Einkäufe, Sitzordnung und Helfer. Plane die Anmeldung früh ein, damit Ernährungswünsche und Portionen nicht in letzter Minute geklärt werden. Zwei bis drei Tage vorher bereitest du haltbare Speisen und Dekoration vor; am Veranstaltungstag bleiben Aufbau, Kühlprodukte, Buffet und Technik. Die Checkliste führt dich in dieser Reihenfolge durch alle 58 Aufgaben und 42 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Veranstaltungsort und Saal reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste abschließen
2 Personen
Menü und Portionen festlegen
2 Personen
Lieferanten und Einkäufe planen
Tische und Stühle reservieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Tischordnung erstellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Musik-Playlist zusammenstellen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Lebensmittel prüfen
2 Personen
Kühlprodukte sortieren
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
Desserts vorbereiten
3 Personen
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
Geschirr und Besteck kontrollieren
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
Tische und Stühle dekorieren
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Musik anschließen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Warme Gerichte zubereiten
5 Personen
Vegetarische Gerichte zubereiten
2 Personen
Buffetgerichte portionieren
4 Personen
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Buffet eröffnen
2 Personen
Gäste an den Tisch begleiten
3 Personen
Buffet nachfüllen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Benutztes Geschirr einsammeln
3 Personen
Dessertbuffet bereitstellen
3 Personen
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
Müll zwischendurch entsorgen
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Reste gekühlt lagern
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Geschirr und Besteck abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Schlüssel und Location übergeben
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
Tiefe TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
SuppenkellenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AuflaufformenAnz. 8
PfannenAnz. 6
BackblecheAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
Weihnachts-LichterkettenAnz. 6
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 40
NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Teilnehmerliste spätestens eine Woche vor dem Essen ab. Erst dann lassen sich Menü, Portionen, Geschirr und Sitzplätze zuverlässig planen.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und prüfe sie noch einmal beim Festlegen des Menüs. Plane pro Gericht klar gekennzeichnete Alternativen ein, statt Sonderwünsche am Veranstaltungstag zu improvisieren.
Bereite Desserts, Saucen und Dressings möglichst am Vortag vor. Gemüse kannst du ebenfalls vorher waschen und schneiden; Kühlprodukte bleiben bis zum Einsortieren in Kühlboxen oder im Kühlschrank.
Kontrolliere Geschirr und Küchenausstattung mindestens zwei Tage vorher. Zähle Teller, Tassen, Gläser, Besteck und Servierutensilien für alle angemeldeten Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve.
Hole den Schlüssel früh genug ab und plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle und Buffettische stehen zuerst; Dekoration, Licht und Musik folgen, damit Kabel und Wege nicht später im Weg liegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Weihnachtsessen einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Essen, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Portionen abschließen kannst.
Wie viele Getränke brauche ich pro Gast beim Weihnachtsessen?: Rechne im ersten Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und plane bei Wein, Kaffee und alkoholfreien Getränken nach dem Menü und der Dauer des Abends.
Was kann ich beim Weihnachtsessen am Vortag vorbereiten?: Desserts, Saucen, Dressings und geschnittenes Gemüse lassen sich meist am Vortag vorbereiten. Kaufe und sortiere Kühlprodukte erst kurz vor dem Essen und lagere sie durchgehend gekühlt.
Wie viel Reserve bei Geschirr und Besteck ist sinnvoll?: Plane für jeden angemeldeten Gast einen vollständigen Platz und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 40 Gästen sind das beispielsweise mindestens 44 Teller, Bestecksets und Trinkgläser je benötigter Sorte.

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