Kerstlichtjesparade organiseren: checklist en planning

Een kerstlichtjesparade vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers verzamelen en lichtjes meenemen. Leg eerst de route, het startpunt en eindpunt vast en regel daarna vergunningen, meldingen en verkeersbegeleiding. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, verlichting testen, materialen ophalen en het weer volgen. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding, de opbouw en de ontvangst met warme dranken en hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en startpunt vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Route controleren op obstakels
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Begeleiders voor de route aanwijzen
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren aan verlichting
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Lichtkettingen testen
2 personen
Batterijen controleren
Mokken en servies klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Startpunt afzetten
3 personen
Eindpunt afzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Lichtdecoratie ophangen
4 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Verlichting langs de route plaatsen
4 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Inschrijflijst klaarleggen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
EHBO-materialen klaarleggen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Verlichtingsmateriaal uitdelen
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Fotopunt bemannen
Parade opstellen
4 personen
Parade openen
Vooroplopende begeleider inzetten
2 personen
Achterste begeleider inzetten
2 personen
Verkeerspunten bemannen
6 personen
Routeverlichting controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Deelnemers terugbegeleiden
3 personen
Bedankmoment begeleiden
2 personen
Lichtdecoratie uitschakelen
2 personen
Restanten uitdelen
2 personen

Nazorg

Tafels leegmaken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verkeershekken verwijderen
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Lichtmateriaal inpakken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Verloren voorwerpen sorteren
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 8
Infobalie

Verlichting

LED-lichtkettingenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 20
LED-theelichtenaantal 60
Zaklampenaantal 8
Batterijhoudersaantal 20

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Bluetoothspeaker
Megafonenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Steekwagensaantal 2

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 16
Verkeerskegelsaantal 20
Routebordenaantal 12
Pionlintaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 16
Zaklampbatonsaantal 12

Decoratie

Kerstkransenaantal 4
Kerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 80
Decoratielintaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Kerstfigurenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 6
Slingersaantal 10

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 150
Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Thermometeraantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Schalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Antislipmattenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, startpunt en eindpunt uiterlijk 6 weken vooraf vast. Controleer de route daarna nogmaals op smalle passages, obstakels en plekken waar extra begeleiding nodig is.
Regel vergunningen, meldingen en een verkeersplan niet pas in de laatste week. Deel verkeersregelaars en routebegeleiders uiterlijk 7 dagen vooraf in en geef hen duidelijke instructies.
Test alle LED-lichtkettingen, lantaarns en theelichten 3 dagen vooraf. Controleer ook reservebatterijen, batterijhouders, verlengsnoeren en kabelhaspels voordat je materialen naar het startpunt brengt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Zet daarin de verzameltijd, route, kledingadvies, verlichtingseis en contactgegevens van de organisatie; stuur 24 uur vooraf nog een korte herinnering.
Plan de opbouw met minimaal 2 uur marge voor partytenten, tafels, afzettingen, routeborden en verlichting. Zet thermoskannen, waterkokers, mokken, servies en hapjes pas klaar nadat start- en eindpunt veilig toegankelijk zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstlichtjesparade organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, startpunt, vergunningen en verkeersmaatregelen. Reserveer materialen en informeer vrijwilligers uiterlijk 3 weken voor de parade.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstlichtjesparade?: Reken minimaal op 1 routebegeleider per 20 tot 25 deelnemers en wijs daarnaast verkeersregelaars aan voor kruisingen en het start- en eindpunt. Plan ook 2 tot 4 mensen voor opbouw, catering en afbouw.
Wanneer moet ik lichtjes en batterijen testen?: Test alle verlichting 3 dagen voor de parade en controleer de batterijen nogmaals op de dag zelf. Neem per type lichtbron minstens 10 procent reservebatterijen mee, zodat een defect onderweg geen donker onderdeel veroorzaakt.
Hoeveel warme drank heb ik nodig voor een kerstlichtjesparade?: Voor de ontvangst of afsluiting kun je rekenen op 2 mokken warme drank per deelnemer, plus ongeveer 10 procent extra. Bereid de eerste thermoskannen 30 tot 45 minuten voor het geplande uitdeelmoment.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.