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Weihnachtslichterparade organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Weihnachtslichterparade müssen Strecke, Sicherheit und Beleuchtung zusammenpassen. Lege zuerst Start, Ziel und Route fest und kläre anschließend Genehmigungen, Verkehrsregelung und Helfer. Besonders oft werden Batterien, Begleiter entlang der Strecke und die Information der Teilnehmenden zu spät organisiert. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau von Absperrungen, Zelten, Getränken und Lichttechnik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Startpunkt festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

  • Verkehrsplan erstellen

    2 Personen

  • Strecke auf Hindernisse überprüfen

    2 Personen

  • Materialreservierungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Begleiter für die Route bestimmen

    2 Personen

  • Verkehrsregler einweisen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmende an die Beleuchtung erinnern

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Lichterketten testen

    2 Personen

  • Batterien kontrollieren

  • Becher und Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    2 Personen

  • Startbereich absperren

    3 Personen

  • Zielpunkt absperren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Lichtdekoration aufhängen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Verkehrsabsperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung entlang der Strecke anbringen

    4 Personen

  • Stromanschlüsse anschließen

    2 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Anmeldeliste bereitlegen

  • Geschenketisch einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    3 Personen

Event

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer anmelden

    3 Personen

  • Beleuchtungsmaterial verteilen

    2 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Fotopunkt betreuen

  • Parade aufstellen

    4 Personen

  • Parade eröffnen

  • Vorauseilenden Begleiter einsetzen

    2 Personen

  • Hinteren Begleiter einsetzen

    2 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    6 Personen

  • Streckenbeleuchtung prüfen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Teilnehmende zurückbegleiten

    3 Personen

  • Dankesmoment begleiten

    2 Personen

  • Lichtdekoration ausschalten

    2 Personen

  • Reste verteilen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Verkehrsbarrieren entfernen

    4 Personen

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Lichtmaterial verpacken

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Fundsachen sortieren

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 8
  • Infostand

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 12
  • LED-LaternenAnz. 20
  • LED-TeelichterAnz. 60
  • TaschenlampenAnz. 8
  • BatteriehalterAnz. 20

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 3
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • MegafoneAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • SackkarrenAnz. 2

Verkehrsmaterial

  • VerkehrsbarrierenAnz. 16
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 16
  • TaschenlampenstäbeAnz. 12

Dekoration

  • WeihnachtskränzeAnz. 4
  • WeihnachtsbäumeAnz. 2
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • DekorationsbandAnz. 6
  • WimpelkettenAnz. 8
  • WeihnachtsfigurenAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 200
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • GirlandenAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • Mehrweg-TellerAnz. 150
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermometerAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • SchälchenAnz. 16
  • SchüsselnAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • NotfalldeckenAnz. 6
  • Rutschfeste MattenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Route nicht nur auf der Karte: Kontrolliere sie mindestens einmal vollständig auf enge Stellen, Baustellen und Hindernisse. Lege Start- und Zielbereich so fest, dass Absperrungen und ein Infostand dort tatsächlich Platz haben.
  • Kläre Genehmigungen, Meldungen und den Verkehrsplan frühzeitig. Für eine beleuchtete Parade brauchst du außerdem eingewiesene Verkehrsregler, Warnwesten, Kegel und gut sichtbare Wegweiser.
  • Teste alle LED-Lichterketten und Laternen spätestens einige Tage vorher. Kontrolliere dabei jede Batterie und halte Ersatzbatterien sowie Taschenlampen für Helfer und Teilnehmende bereit.
  • Teile Begleiter konkret nach Streckenabschnitten ein und verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Weise zusätzlich darauf hin, dass jede Person ihre Beleuchtung mitbringt.
  • Bereite Heißgetränke und Snacks erst kurz vor dem Start vor, aber stelle Becher, Geschirr, Thermoskannen und Wasserkocher schon beim Aufbau bereit. Plane für den Zielbereich außerdem Tische, Partyzelte und eine trockene Ablage für Materialien ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Weihnachtslichterparade anmelden?
Beginne mit Genehmigungen und Meldungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Parade. Sobald Route und Startpunkt feststehen, kannst du Verkehrsplan und benötigte Absperrmaterialien verbindlich vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht eine Weihnachtslichterparade?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Start und Ziel sowie je einen Begleiter pro kritischem Streckenabschnitt ein. Für Verkehrsregelung und Infostand kommen zusätzlich eingewiesene Helfer hinzu; bei unübersichtlichen Kreuzungen solltest du pro Punkt zwei Personen vorsehen.
Wann soll ich die Beleuchtung für die Parade testen?
Teste Lichterketten, LED-Laternen und LED-Teelichter spätestens 3 Tage vor dem Termin. Kontrolliere die Batterien erneut am Veranstaltungstag und verteile Taschenlampen an alle Helfer entlang der Route.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Weihnachtslichterparade?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Absperrungen, Wegweiser, Tische, Partyzelte und Beleuchtung ein. Beginne mit Start- und Zielbereich, prüfe danach die Strecke und bereite Heißgetränke und Snacks zuletzt vor.

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