Zo organiseer je een kerstconcert zonder last-minute stress

Een kerstconcert organiseren begint niet met decoratie, maar met een vast programma, een beschikbare locatie en bevestigde artiesten en dirigent. Daarna werk je toe naar een betrouwbaar proces voor uitnodigingen, aanmeldingen, muziekpartijen, techniek en catering. Plan de technische test ruim vóór de concertdag en leg parkeerinformatie en zaalrouting op tijd vast. Vooral dieetwensen, muziekrechten, stroomvoorziening en programmamateriaal worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten en dirigent bevestigen
2 personen
3
Locatie en zaal reserveren
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Catering en dieetwensen uitvragen
9
Muziekpartijen en rechten controleren
2 personen
10
Technische benodigdheden reserveren
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Parkeerinformatie uitwerken
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Route- en zaalbordjes maken
2 personen
15
Programmafolders ontwerpen
2 personen
16
Programmafolders printen
2 personen
17
Decoratie en verlichting inkopen
2 personen
18
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
19
Cateringbestelling plaatsen
20
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
21
Dieetwensen aan keuken doorgeven
22
Muziekbestanden en partituren klaarzetten
2 personen
23
Technische testafspraak bevestigen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
27
Verse catering controleren
2 personen
28
Zaal leegmaken en vloer controleren
4 personen
29
Podiumdeel vrijmaken
3 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
32
Cateringtafels opstellen
2 personen
33
Geluidsinstallatie opstellen
3 personen
34
Microfoons aansluiten
2 personen
35
Lichtinstallatie opstellen
2 personen
36
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
37
Kerstboom en decor plaatsen
3 personen
38
Routebordjes en bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
40
Programmafolders klaarleggen
2 personen
41
Garderobe inrichten
2 personen
42
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Dieetvriendelijke hapjes apart zetten
2 personen
46
Muzikanten ontvangen
2 personen
47
Instrumenten en lessenaars plaatsen
4 personen
48
Soundcheck uitvoeren
4 personen
49
Programma met presentator doornemen
2 personen
50
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen

Event

51
Deuren openen en bezoekers ontvangen
4 personen
52
Bezoekers aanmelden
2 personen
53
Programmafolders uitdelen
2 personen
54
Garderobe bemannen
2 personen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Concert aankondigen
58
Concert begeleiden
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Pauzedrankjes serveren
3 personen
61
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
62
Bezoekers opnieuw naar zaal begeleiden
2 personen
63
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
64
Slotwoord en dankwoord verzorgen
65
Uitloop met warme drank begeleiden
3 personen
66
Avondcatering serveren
4 personen
67
Muziek en achtergrondgeluid verzorgen
68
Dranken bijvullen
2 personen
69
Garderobe afsluiten
2 personen
70
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

71
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
72
Servies en glazen verzamelen
3 personen
73
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
74
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
75
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
76
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
77
Decoratie veilig verwijderen
3 personen
78
Geluids- en lichtapparatuur afbouwen
3 personen
79
Instrumenten en partituren inpakken
3 personen
80
Locatie opleveren
2 personen
81
Huurmaterialen retourneren
2 personen
82
Overgebleven houdbare voorraad opbergen
2 personen
83
Gevonden voorwerpen verwerken
84
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Bistrotafelsaantal 12
Ontvangsttafelsaantal 3
Cateringtafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Lessenaarsaantal 25
Dirigentenstandaard
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Dessertbordenaantal 150
Dinervorkenaantal 150
Dessertlepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Muzieklessenaarslampenaantal 12
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 30

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstboomstandaard
Kerstslingersaantal 8
Kerstkransenaantal 4
Tafellopersaantal 12
Kerstservettenaantal 150
Kerststerrenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudschalenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Karaffenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Tangenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Vuilnisbakkenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg datum, programma, artiesten, dirigent en zaal eerst vast. Controleer daarna direct vergunningen en meldingen, zodat je niet pas na het openen van de aanmeldingen ontdekt dat er voorwaarden gelden.
Open aanmeldingen pas wanneer programma, locatie, route en parkeerinformatie duidelijk zijn. Verwerk de aanmeldingen tussentijds en maak de definitieve telling uiterlijk enkele dagen vóór het concert.
Plan een technische testafspraak vóór de concertdag en test speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, kabels en verlichting samen. Controleer ook waar verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten veilig kunnen liggen.
Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en geef het definitieve overzicht op tijd door aan de keuken. Bereken catering niet alleen op bezoekers, maar ook op artiesten, dirigent, vrijwilligers en eventuele technici.
Maak programmafolders, routebordjes en zaalbordjes vóór de opbouwdag klaar. Zet muziekbestanden en partituren op één gecontroleerde plek en leg lessenaars, dirigentenstandaard en muzieklessenaarslampen vooraf bij het podium.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, artiesten, dirigent en locatie. Reserveer techniek en catering zodra de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vóór het concert.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kerstconcert versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vóór het concert en open dan ook de aanmeldingen. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je catering, stoelen en programmamateriaal definitief kunt regelen.
Hoeveel drank moet ik rekenen voor een kerstconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon als er een ontvangst of pauze is. Tel extra water en koffie of thee mee voor artiesten, dirigent en vrijwilligers, en bestel na de definitieve aanmelding.
Wanneer test je de techniek voor een kerstconcert?: Plan de technische test minimaal 1 week vooraf en voer op de concertdag nog een korte controle uit. Test dan alle microfoons, speakers, kabels, stroompunten en verlichting met de mensen die het concert daadwerkelijk bedienen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.