Comment organiser un concert de Noël, étape par étape

Un concert de Noël demande une préparation artistique, technique et logistique qui avance dans le bon ordre. Commencez par fixer la date et le programme, puis confirmez les artistes, le chef d’orchestre et la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, les droits musicaux et le matériel technique doivent être vérifiés assez tôt pour éviter les blocages de dernière minute. Ce plan vous aide à coordonner les invitations, les bénévoles, la restauration, la signalétique et le déroulement du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes et le chef d'orchestre
2 personnes
3
Réserver le lieu et la salle
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Demander les besoins en restauration et en régimes alimentaires
9
Vérifier les partitions et les droits musicaux
2 personnes
10
Réserver le matériel technique
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Développer les informations de stationnement
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Créer les panneaux de route et de salle
2 personnes
15
Concevoir les brochures du programme
2 personnes
16
Imprimer les programmes
2 personnes
17
Acheter la décoration et l’éclairage
2 personnes
18
Calculer les quantités de catering
2 personnes
19
Passer la commande traiteur
20
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
21
Transmettre les besoins alimentaires à la cuisine
22
Préparer les fichiers musicaux et les partitions
2 personnes
23
Confirmer le rendez-vous de test technique
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
27
Vérifier le catering frais
2 personnes
28
Vider la salle et vérifier le sol
4 personnes
29
Dégager une partie de la scène
3 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer des tables d'accueil
2 personnes
32
Installer les tables de traiteur
2 personnes
33
Installer le système son
3 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
37
Installer le sapin de Noël et la décoration
3 personnes
38
Installer les panneaux de route et la signalisation
2 personnes
39
Aménager la table d'accueil
2 personnes
40
Préparer les brochures du programme
2 personnes
41
Aménager le vestiaire
2 personnes
42
Installer le point café et thé
2 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Mettre de côté les snacks adaptés aux régimes
2 personnes
46
Accueillir les musiciens
2 personnes
47
Installer les instruments et les pupitres
4 personnes
48
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
49
Passer en revue le programme avec l’animateur
2 personnes
50
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes

Événement

51
Ouvrir les portes et accueillir les visiteurs
4 personnes
52
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
53
Distribuer les programmes
2 personnes
54
Tenir le vestiaire
2 personnes
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Annoncer le concert
58
Encadrer le concert
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Servir les boissons de la pause
3 personnes
61
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
62
Reconduire les visiteurs vers la salle
2 personnes
63
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
64
Préparer le mot de clôture et les remerciements
65
Accompagner la sortie des boissons chaudes
3 personnes
66
Servir le catering du soir
4 personnes
67
Assurer la musique et le fond sonore
68
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
69
Fermer le vestiaire
2 personnes
70
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

71
Ranger les restes au frais
2 personnes
72
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
73
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
74
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
75
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
76
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
77
Retirer la décoration en toute sécurité
3 personnes
78
Démonter le matériel son et lumière
3 personnes
79
Emballer les instruments et les partitions
3 personnes
80
Remettre le lieu en état
2 personnes
81
Retourner les matériels de location
2 personnes
82
Ranger le stock non périssable restant
2 personnes
83
Traiter les objets trouvés
84
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables bistrotqté 12
Tables d’accueilqté 3
Tables de cateringqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Pupitresqté 25
Pupitre de chef d’orchestre
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettes à dessertqté 150
Fourchettes de tableqté 150
Cuillères à dessertqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Lampes pour pupitres de musiqueqté 12
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Bougies LEDqté 30

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Pied de sapin
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronnes de Noëlqté 4
Chemins de tableqté 12
Serviettes de Noëlqté 150
Étoiles de Noëlqté 12

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plats de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Carafesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Pincesqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Poubellesqté 8
Gants de nettoyageqté 8

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme, les artistes et la salle. Sans ces quatre éléments confirmés, il est prématuré d’envoyer les invitations ou de commander le traiteur.
Vérifiez les autorisations, les déclarations, les partitions et les droits musicaux plusieurs semaines avant le concert. Une partition manquante ou un droit non réglé peut modifier le programme à la dernière minute.
Ouvrez les inscriptions avec une question précise sur les régimes alimentaires. Faites un premier comptage, puis transmettez le nombre définitif et les besoins de restauration à la cuisine après la clôture des inscriptions.
Planifiez un rendez-vous de test technique avant le concert et vérifiez les microphones, la table de mixage, les câbles, les rallonges, les éclairages et les lampes de pupitre. Prévoyez aussi des passe-câbles pour sécuriser les circulations.
Préparez l’accueil avant l’impression finale : informations de stationnement, panneaux de route et de salle, brochures du programme, tables d’accueil et répartition des bénévoles. Le jour J, chaque personne doit savoir où orienter le public, les artistes et le traiteur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de Noël ?: Commencez dès que possible, idéalement plusieurs mois avant la date prévue. La salle, les artistes, les autorisations et le programme doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un concert de Noël ?: Envoyez-les après avoir confirmé la date, le programme, la salle et les principaux intervenants. Prévoyez ensuite un délai d’inscription suffisamment long pour obtenir les régimes alimentaires et ajuster la restauration.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel technique ?: Organisez un rendez-vous de test au moins quelques jours avant le concert, et non le jour même. Vérifiez notamment les microphones, la table de mixage, les câbles, les rallonges, les projecteurs LED et les lampes pour pupitres.
Quand confirmer le nombre de repas pour le concert ?: Faites le comptage définitif après la clôture des inscriptions. Transmettez ensuite rapidement le nombre de convives et les besoins alimentaires à la cuisine afin que la commande traiteur soit adaptée.

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