Weihnachtskonzert organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Weihnachtskonzert müssen künstlerische Planung, Saal, Technik und Bewirtung früh zusammenpassen. Beginne mit Datum, Programm und den verbindlichen Zusagen von Künstlern und Dirigent. Danach folgen Raum, Genehmigungen, Einladungen und Anmeldungen, bevor du Cateringmengen und Sitzordnung festlegst. Plane außerdem einen eigenen Techniktest ein: Gerade Funkmikrofone, Mischpult, Notenpultlampen und Kabel werden sonst erst kurz vor Beginn geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Künstler und Dirigent bestätigen
2 Personen
3
Veranstaltungsort und Saal reservieren
4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen öffnen
8
Catering und Ernährungswünsche abfragen
9
Musikrechte und Nutzungsrechte prüfen
2 Personen
10
Technisches Equipment reservieren
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Parkhinweise ausarbeiten
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Wegweiser und Raumschilder erstellen
2 Personen
15
Programmhefte gestalten
2 Personen
16
Programmhefte drucken
2 Personen
17
Dekoration und Beleuchtung beschaffen
2 Personen
18
Cateringmengen berechnen
2 Personen
19
Cateringbestellung aufgeben
20
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
21
Diätwünsche an die Küche weitergeben
22
Musikdateien und Noten bereitlegen
2 Personen
23
Technischen Testtermin bestätigen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
27
Frisches Catering kontrollieren
2 Personen
28
Saal leerräumen und Boden prüfen
4 Personen
29
Bühnenteil freimachen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
32
Cateringtische aufstellen
2 Personen
33
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
34
Mikrofone anschließen
2 Personen
35
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
36
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
37
Weihnachtsbaum und Deko aufstellen
3 Personen
38
Wegweiser und Beschilderung aufstellen
2 Personen
39
Empfangstisch einrichten
2 Personen
40
Programmhefte auslegen
2 Personen
41
Garderobe einrichten
2 Personen
42
Kaffee- und Teestation einrichten
2 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Snacks vorbereiten
3 Personen
45
Diätfreundliche Häppchen separat beiseitestellen
2 Personen
46
Musiker empfangen
2 Personen
47
Instrumente und Notenständer aufstellen
4 Personen
48
Soundcheck durchführen
4 Personen
49
Ablauf mit dem Moderator durchgehen
2 Personen
50
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen

Event

51
Türen öffnen und Besucher empfangen
4 Personen
52
Besucher anmelden
2 Personen
53
Programmhefte verteilen
2 Personen
54
Garderobe besetzen
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Konzert ankündigen
58
Konzert begleiten
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Pausengetränke servieren
3 Personen
61
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
62
Besucher erneut in den Saal begleiten
2 Personen
63
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
64
Schlusswort und Dankeswort übernehmen
65
Auslauf mit warmem Getränk begleiten
3 Personen
66
Abendcatering servieren
4 Personen
67
Musik und Hintergrundgeräusche bereitstellen
68
Getränke nachfüllen
2 Personen
69
Garderobe abschließen
2 Personen
70
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

71
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
72
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
73
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
74
Cateringbereich reinigen
3 Personen
75
Saal und Eingang reinigen
4 Personen
76
Stühle und Tische wieder aufstellen
4 Personen
77
Dekoration sicher entfernen
3 Personen
78
Ton- und Lichttechnik abbauen
3 Personen
79
Instrumente und Noten einpacken
3 Personen
80
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
81
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
82
Übrig gebliebene haltbare Vorräte verstauen
2 Personen
83
Gefundene Gegenstände bearbeiten
84
Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
BistrotischeAnz. 12
EmpfangstischeAnz. 3
Catering-TischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
PulteAnz. 25
Dirigentenpult
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 150
EsstischgabelnAnz. 150
DessertlöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
NotenpultlampenAnz. 12
KabelmattenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
LED-KerzenAnz. 30

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 60
Weihnachtsbaumständer
WeihnachtsgirlandenAnz. 8
WeihnachtskränzeAnz. 4
TischläuferAnz. 12
WeihnachtsserviettenAnz. 150
WeihnachtssterneAnz. 12

Catering

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhalteschalenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaraffenAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
BrotkörbeAnz. 8
ZangenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 4
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
MülleimerAnz. 8
ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

Lege Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige Künstler und Dirigent schriftlich und reserviere den Saal erst, wenn klar ist, wie viel Platz für Stühle, Pulte, Empfang und Catering gebraucht wird.
Öffne die Anmeldungen mehrere Wochen vor dem Konzert und frage dabei gleich Ernährungswünsche ab. Übermittle die endgültige Zahl der Gäste und alle Diätwünsche spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung an die Küche.
Plane den Techniktest nicht am Veranstaltungstag ein. Prüfe aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen, Audiokabel und Verlängerungskabel bei einem separaten Termin und lege Musikdateien sowie Noten spätestens am Vortag bereit.
Bereite die Besucherführung vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Parkhinweise, Wegweiser, Raumschilder und ein besetzter Empfangstisch verhindern Rückfragen; für die Garderobe brauchst du zusätzlich Ständer und Kleiderbügel.
Bestelle Programmhefte und Dekoration nicht erst nach dem Anmeldeschluss. Lass beim Druck einige Exemplare Reserve und teste LED-Spots sowie Lichterketten zusammen mit der Saalbeleuchtung, damit Bühne, Dirigentenpult und Noten gut sichtbar bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlern, Dirigent und Saal. Genehmigungen, Musikrechte und Technikreservierungen solltest du spätestens 6 Wochen vor dem Konzert prüfen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Weihnachtskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig die Anmeldung. Setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 10 bis 14 Tagen vor der Veranstaltung.
Wie viel Catering braucht man für ein Weihnachtskonzert?: Berechne die Mengen erst nach dem Anmeldeschluss und trenne bestätigte Gäste, Helfer und Mitwirkende. Gib die endgültige Personenzahl sowie Ernährungswünsche 3 bis 5 Tage vorher an die Küche weiter.
Wann sollte der Techniktest für ein Weihnachtskonzert stattfinden?: Plane den vollständigen Techniktest 1 bis 3 Tage vor dem Konzert, nicht erst beim Einlass. Prüfe dabei Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel, DI-Boxen und die Beleuchtung im aufgebauten Saal.

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