Kerstconcert organiseren: checklist en planning

Een kerstconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen een programma en een podium. Je regelt tegelijk musici, repertoire, vergunningen, techniek, publieksontvangst en catering. Begin met datum en locatie, werk daarna toe naar een vast programma en een technische uitvoering die op tijd getest is. Deze checklist helpt je de 69 taken en 61 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de concertdag niet nog achter microfoons, stoelen of dieetwensen aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Concertprogramma vaststellen
3 personen
Artiesten en musici boeken
2 personen
Repertoire en teksten verzamelen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Catering reserveren
Apparatuur reserveren
Stoelen en tafels reserveren
Technisch draaiboek maken
2 personen
Plattegrond en looproutes maken
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en gekoelde producten ophalen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Apparatuur en materialen controleren
2 personen
Artiestenbriefing versturen

Event

Locatie openen
2 personen
Laadzone vrijmaken
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting installeren
2 personen
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
Kerstboom plaatsen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Artiesten begeleiden
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bedankwoord verzorgen
Uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Donatieopbrengst overmaken
Bedankberichten versturen
2 personen
Facturen controleren en betalen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 10
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8
Podiumdelenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Glazenaantal 140
Bordenaantal 140
Gebaksvorkjesaantal 140
Koffielepelsaantal 140
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 12
Diemicrofoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Kabelbindersaantal 50
Laptop
Muziekafspeelapparaat

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 10
Kerstkransenaantal 4
Kerstboomstandaard
Kerststal
Tafelkledenaantal 10
Kerstservettenaantal 160
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Warmhoudkannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoboxenaantal 3
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Snijplankenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalzakkenaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het concertprogramma en repertoire uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast. Dan kunnen artiesten teksten, muziekstandaards en eventuele diemicrofoons tijdig voorbereiden.
Plan de technische controle niet pas vlak voor aanvang. Test mengpaneel, luidsprekers, podiummonitoren, microfoons en kabels minimaal 2 uur voor het publiek binnenkomt.
Maak de vrijwilligersindeling met herkenbare tijdvakken van 2 tot 3 uur. Wijs aparte mensen aan voor ontvangst, catering, backstage en het opruimen van stoelen en tafels.
Verzamel dieetwensen direct bij de online aanmelding en geef het aantal uiterlijk 7 dagen voor het concert door aan de catering. Zo voorkom je dat aangepaste catering ontbreekt.
Controleer gekoelde producten, dranken, programma’s, naamkaartjes en boodschappen op de dag vóór het concert. Haal dranken en gekoelde producten pas zo laat mogelijk op en bewaar ze direct gekoeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstconcert organiseren?: Begin minimaal 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en het boeken van artiesten en musici. Regel vergunningen, verzekering en catering daarna zo snel mogelijk, omdat die voorbereidingstijden kunnen hebben.
Wanneer moet ik artiesten voor een kerstconcert boeken?: Boek artiesten en musici bij voorkeur 8 tot 10 weken voor het concert. Stuur de briefing, het repertoire en de praktische informatie uiterlijk 2 weken vooraf, zodat iedereen weet hoe laat de soundcheck en aanwezigheid zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstconcert?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers voor ontvangst en publieksbegeleiding, plus aparte bezetting voor catering en backstage. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de diensten 3 dagen voor het concert.
Wanneer moet de techniek van een kerstconcert getest worden?: Controleer alle apparatuur de dag vóór het concert en voer op de concertdag een volledige test uit. Plan daarvoor minimaal 2 uur vóór aanvang, inclusief controle van microfoons, muziekafspeelapparaat, podiumlampen, verlengkabels en looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.