Checklist para organizar un Concierto de Navidad
Organizar un Concierto de Navidad requiere coordinar música, público, técnica y recepción sin dejar decisiones para el último día. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el programa; después confirma artistas, permisos, inscripciones y proveedores. En la última semana, revisa el sonido, las rutas de circulación, el catering y la distribución de voluntarios. Esta checklist reúne 69 tareas y 61 materiales para avanzar paso a paso y llegar al montaje con todo comprobado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Establecer el programa del concierto
3 personas
Contratar artistas y músicos
2 personas
Reunir repertorio y textos
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Reservar el catering
Reservar equipo
Reservar sillas y mesas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Crear el mapa y las rutas de circulación
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger bebidas y productos refrigerados
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar el equipo y los materiales
2 personas
Enviar briefing a los artistas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración navideña
3 personas
Colocar el árbol de Navidad
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Acompañar a los artistas
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Encargarse del discurso final de agradecimiento
Guiar la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Transferir los ingresos de donaciones
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Revisar y pagar facturas
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 140
- Mesascant. 10
- Mesas de vestuariocant. 2
- Sillas del vestuariocant. 8
- Piezas de escenariocant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 140
- Vasoscant. 140
- Platoscant. 140
- Tenedores de postrecant. 140
- Cucharillas de cafécant. 140
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 6
- Teterascant. 4
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Atrilescant. 12
- Micrófonos de diademacant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Bridascant. 50
- Portátil
- Reproductor de música
Iluminación
- Luces del escenariocant. 6
- Iluminación ambientalcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Árbol de Navidad
- Bolas de Navidadcant. 60
- Guirnaldas de Navidadcant. 10
- Coronas navideñascant. 4
- Soporte para árbol de Navidad
- Belén
- Mantelescant. 10
- Servilletas navideñascant. 160
- Atriles para programascant. 4
Cocina
- Jarras térmicascant. 6
- Teterascant. 3
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cucharonescant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Neveras portátilescant. 4
- Cajas térmicascant. 3
- Papel de aluminiocant. 3
- Film transparentecant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Bolsas de basuracant. 40
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: así podrás indicar la duración, el repertorio y cualquier pausa o actividad de recepción sin corregir la información después.
- Reserva el equipo técnico y el mobiliario con antelación. Además del sistema de sonido, comprueba que estén incluidos monitores, micrófonos, atriles, iluminación, sillas, mesas y elementos para el vestuario.
- Haz una prueba técnica completa antes de que llegue el público: conecta mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, portátil y reproductor, y protege los cables en las zonas de paso.
- No dejes las inscripciones y las preferencias dietéticas para el cierre. Revisa la lista al reservar el catering y vuelve a contar las personas cuando falten entre 3 y 5 días.
- Asigna a los voluntarios por función y horario, no solo por nombre. Envía un briefing a artistas y responsables antes del concierto con accesos, rutas de circulación, vestuario, horarios y persona de contacto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Navidad?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para cerrar fecha, ubicación, artistas, permisos, seguro y proveedores. Reserva el equipo, el mobiliario y el catering en cuanto conozcas el programa y la asistencia prevista.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones del concierto?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando la fecha, el lugar y el programa básico estén confirmados. Si hay inscripciones online, deja al menos 2 semanas para recibir respuestas y preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que comprobar antes de un concierto de Navidad?
- Entre 24 y 48 horas antes, revisa el equipo, los materiales, las listas de inscripción, el catering y la distribución de voluntarios. El día del concierto realiza una prueba de sonido e iluminación antes de abrir las puertas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto de Navidad?
- Como referencia, calcula 1 voluntario por cada 25-30 asistentes para recepción y circulación, más una persona responsable del equipo técnico y otra del catering. Ajusta el número según haya vestuario, inscripciones en la entrada o varias rutas de acceso.
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