Weihnachtskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum und Ort zuerst und buche Künstler und Musiker erst danach verbindlich. So passen Konzertprogramm, Repertoire und technische Anforderungen zum tatsächlichen Raum.
• Öffne die Online-Anmeldung früh genug, damit du Ernährungswünsche und die erwartete Personenzahl spätestens eine Woche vor dem Konzert an das Catering weitergeben kannst.
• Plane für Technik und Aufbau einen eigenen Ablaufplan: Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, Notenständer und Bühnenbeleuchtung müssen vor dem Einlass geprüft werden.
• Teile die Freiwilligen nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Zeitfenstern ein. Für Einlass, Garderobe, Catering und Abbau brauchst du zusätzlich zur Konzertzeit mindestens je eine verantwortliche Person.
• Erledige den Einkauf und die Abholung von Getränken und Kühlprodukten möglichst am Vortag. Prüfe Kaffee- und Teekannen, Tassen, Gläser, Teller sowie Serviergeschirr noch einmal anhand der erwarteten Gästezahl.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Ort, Programm und der Buchung von Künstlern und Musikern. Genehmigungen, Versicherung und Technik solltest du spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Konzert klären.

Wann sollte man die Einladungen für ein Weihnachtskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Öffne die Anmeldung gleichzeitig und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr zwei Wochen vor dem Konzert.

Wie viele Helfer braucht man für ein Weihnachtskonzert?

Für ein kleines Konzert solltest du mindestens vier bis sechs Freiwillige einplanen: für Einlass, Saal, Catering, Künstlerbetreuung und Technik. Bei mehr als 100 Gästen sind zusätzliche Personen für Garderobe, Ausschank und Abbau sinnvoll.

Wann muss der technische Ablaufplan fertig sein?

Erstelle den technischen Ablaufplan spätestens zwei Wochen vor dem Konzert und schicke das Künstlerbriefing anschließend an alle Beteiligten. Führe am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor dem Einlass einen vollständigen Technikcheck durch.

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