Kerstconcert organiseren: checklist en planning

Een kerstconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium vastleggen. Je regelt ook muziekrechten, techniek, ontvangst, catering en de inrichting van de locatie. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en leveranciers. In de laatste week draait alles om bevestigen, koelen, klaarzetten en controleren. Met deze checklist houd je overzicht over de 65 taken en 55 spullen die bij het plan horen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Artiesten bevestigen
2 personen
Muziekrechten controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routebordjes maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Catering portioneren
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concert begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Licht tijdens concert bedienen
Geluidsniveau bewaken
Koffie en thee serveren
3 personen
Desserts serveren
3 personen
Artiesten bedanken
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatiesleutels inleveren
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Concertstoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afvalbakkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 60
Dessertbordenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Kerstservettenaantal 150
Menukaarthoudersaantal 8
LED-lichtslingersaantal 10
Kerstlintaantal 6

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Audiokabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Muzieklessenaarsaantal 12
Orkeststoelenaantal 16
Muziekstandaardlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Batterijenaantal 24
Laptop

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Nachtverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weet je welke artiesten, spreektijden, pauzes en technische aansluitingen je moet bevestigen.
Controleer muziekrechten zodra het repertoire bekend is, bij voorkeur enkele weken voor het concert. Wacht hiermee niet tot de repetitie of de dag zelf.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Controleer de aantallen opnieuw 3 tot 5 dagen voor het concert.
Plan de opbouw op volgorde: eerst laad- en loszone en podiumruimte vrijmaken, daarna podiumdelen, stoelen, tafels en techniek plaatsen. Test mengpaneel, luidsprekers, podiummonitoren en draadloze microfoons vóór de ontvangst.
Doe de laatste locatiecontrole op de concertdag: routebordjes, garderoberekken, afvalbakken, programma’s, naamkaartjes, gekoelde dranken en kerstdecoratie. Zet materialen klaar voordat de locatie opengaat voor bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en artiesten. Reserveer techniek en catering zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een kerstconcert?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en sluit de registratie 7 tot 10 dagen voor het concert af.
Wanneer moet de techniek voor een kerstconcert getest worden?: Reserveer de techniek minimaal 3 tot 4 weken vooraf en test alle apparatuur op de concertdag vóór de deuren opengaan. Controleer daarbij microfoons, luidsprekers, mengpaneel en podiummonitoren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kerstconcert op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor een kleine opbouw met podium, stoelen, tafels en catering. Reserveer extra tijd als artiesten moeten soundchecken of als de locatie eerst moet worden vrijgemaakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.