Checklist para organizar un Concierto de Navidad

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar a los artistas, revisar los derechos de música y organizar las inscripciones.
• Pide las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y encarga el catering con un mínimo de 7 días de antelación. Reserva también tiempo para porcionarlo y preparar los aperitivos antes de abrir el recinto.
• Comprueba la mesa de mezclas, los altavoces, los monitores de escenario y los micrófonos inalámbricos al menos 3 días antes. Haz una prueba completa con los artistas, no solo una revisión visual del equipo.
• Asigna voluntarios con funciones concretas y entrégales las indicaciones antes del día del concierto. Necesitarás cubrir, como mínimo, la recepción, la ruta, el escenario, el buffet y la recogida de residuos.
• Planifica el montaje hacia atrás desde la hora de inicio: despeja la zona de carga y descarga y el espacio del escenario, coloca las piezas del escenario y las sillas, y monta las mesas con al menos 2 horas de margen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Navidad?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite reservar el lugar, confirmar a los artistas, comprobar los derechos de música, enviar invitaciones y cerrar el catering sin trabajar con prisas.

¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto de Navidad?

Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción unos 10 días antes. Así puedes recoger las preferencias dietéticas y ajustar el pedido del catering.

¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?

Haz una prueba completa entre 1 y 3 días antes y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba los micrófonos inalámbricos, los monitores, los altavoces y cada parte del programa.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar el recinto?

Reserva al menos 2 horas antes de la llegada del público. Ese tiempo cubre la zona de carga, el escenario, las sillas, las mesas, la decoración, el buffet y la revisión final de bebidas y materiales.

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