Weihnachtskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Künstler, Location und Technik nicht erst kurz vor dem Konzert. Kläre diese Punkte mehrere Wochen im Voraus und prüfe dabei auch, ob Mischpult, Lautsprecher, Bühnenmonitore und Funkmikrofone zusammenpassen.
• Bearbeite Anmeldungen laufend statt erst in der letzten Woche. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert, damit das Catering passend bestellt und portioniert werden kann.
• Plane den Einlass mit Garderobenständern, Kleiderbügeln, Namensschildern und gut sichtbaren Wegweisern. Stelle die Beschilderung vor dem Öffnen der Location auf, nicht erst wenn die ersten Gäste eintreffen.
• Rechne für den Aufbau ausreichend Zeit ein: Lade- und Entladezone freimachen, Bühnenbereich räumen, Bühnenelemente und Bühnentreppe aufstellen sowie Konzertstühle und Tische platzieren. Öffne die Location so früh, dass anschließend noch ein Soundcheck möglich ist.
• Kühle Getränke rechtzeitig und stelle für Kaffee und Tee Thermoskannen, Kaffeetassen, Teegläser und Löffel bereit. Dekoration wie Weihnachtsbaum, LED-Lichterketten, Girlanden und Tischdecken sollte fertig sein, bevor Catering und Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Weihnachtskonzert planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Künstlern. Technik, Musikrechte und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.

Wann sollte man die Einladungen für ein Weihnachtskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche planbar bleiben.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Weihnachtskonzert?

Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Bühne, Stühle, Tische, Technik, Beschilderung und Dekoration ein. Für den Soundcheck mit Mischpult, Lautsprechern, Monitoren und Mikrofonen solltest du zusätzlich etwa 60 Minuten reservieren.

Was muss am Tag des Weihnachtskonzerts zuerst erledigt werden?

Zuerst wird die Lade- und Entladezone freigemacht und die Location geöffnet. Danach folgen Bühnenbereich, Bestuhlung und Technik; Getränke, Snacks und Catering werden erst anschließend bereitgestellt und portioniert.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst