Kerstconcert organiseren: checklist en planning

Een kerstconcert vraagt naast muzikanten en repertoire vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum, programma en locatie vast en werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen, catering en techniek toe. In de laatste week controleer je muziekpartijen, dieetwensen, stoelen, microfoons en route-informatie. Op de dag zelf draait alles om een vrije podiumzone, opgeladen apparatuur en een duidelijke taakverdeling voor opbouw, ontvangst en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Muzikanten bevestigen
Repertoire en volgorde bepalen
3 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Extra stoelen reserveren
Programma afdrukken
Muziekpartijen controleren
2 personen
Techniek en microfoons reserveren
Vrijwilligers indelen
Route en parkeren delen
Aanmeldingen definitief maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Decoratie controleren
Apparatuur opladen
Catering voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Instrumenten uitladen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Licht en kerstverlichting plaatsen
3 personen
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Koele dranken klaarzetten
2 personen
Gebak en hapjes klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Muzikanten instrueren
2 personen

Event

Entree en ontvangst bemannen
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Concert openen
Concertprogramma uitvoeren
10 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Gebak en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
Tweede concertdeel aankondigen
Tweede concertdeel uitvoeren
10 personen
Slotwoord uitspreken
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
Informeel samenzijn begeleiden
3 personen
Dranken blijven bijvullen
2 personen
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

Instrumenten inpakken
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Kerstverlichting uitschakelen
Servies afwassen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
Decoratie afnemen
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 8
Biertafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Kerstboomstandaard
Partytent
Paraplubakkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6
Podiumdelenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Schoteltjesaantal 120
Glazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Koffielepelsaantal 120
Suikerbakjesaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Gebaksplateausaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklessenaarsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Keyboard
Keyboardstandaard
Metronoom
Reservebatterijenaantal 24
Gaffer tapeaantal 4
Kabelhaspelsaantal 3
Reserve audiokabelsaantal 8
Piano
Pianokruk
Dirigentenlessenaar

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtslangenaantal 4
Batterijlampjesaantal 12
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 8
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 6
Witte tafellopersaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Programma'saantal 120
Tafeldecoratieaantal 12
Kerstboomverlichtingaantal 2
Loper voor entree
Kerstkaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 24

Catering

Boodschappen
Kassa
Geldkist
Bonnenboekjesaantal 4
Allergenenkaartjesaantal 20
Drankdispensersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Koelbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Taartscheppenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4
Dienbladenaantal 8
Afwasteilenaantal 4
Grote soeplepelsaantal 4
Serveerbestekaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2

Tips

Plan het programma en de volgorde van de stukken uiterlijk 4 weken vooraf. Zo hebben muzikanten tijd om de muziekpartijen te controleren en kun je het gedrukte programma tijdig maken.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen voor het concert door aan de catering. Bestel extra stoelen zodra het aantal aanmeldingen boven de beschikbare zitplaatsen komt.
Test techniek en stroom vóór de opbouw: sluit actieve speakers, mengpaneel en draadloze microfoons aan en leg verlengsnoeren en kabelgoten klaar. Reserveer minstens 60 minuten voor een volledige geluidscheck.
Maak de podiumzone vrij voordat instrumenten worden uitgeladen. Zet muzieklessenaars en het keyboard met standaard eerst neer, zodat kabels niet later door looproutes hoeven.
Deel route, parkeren en vrijwilligerstaken uiterlijk 3 dagen vooraf. Houd op de dag zelf een laatste controle aan voor opgeladen apparatuur, koffiezetapparaten, waterkokers, servies en de garderobe.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kerstconcert organiseren?: Leg datum, locatie en muzikanten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de catering voor een kerstconcert regelen?: Reserveer de catering zodra de locatie en datum vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten en de verzamelde dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert door.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kerstconcert?: Plan minimaal 2 uur voor tafels en stoelen, podiumzone, muzieklessenaars, decoratie en catering. Reserveer daarna nog minstens 60 minuten voor het aansluiten en testen van speakers, microfoons en het mengpaneel.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kerstconcert versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodat gasten tijd hebben om zich aan te melden. Verwerk de aanmeldingen doorlopend en maak het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor het concert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.