Weihnachtskonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Weihnachtskonzert braucht mehr als ein festgelegtes Repertoire. Raum, Musiker, Bestuhlung, Technik, Catering und Helfer müssen in der richtigen Reihenfolge abgestimmt werden. Besonders spät auffällig sind fehlende Notenpulte, ungeladene Geräte, zu wenige Stühle und ungeklärte Ernährungswünsche. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag und hilft dir, die 73 Planungsschritte und 90 benötigten Gegenstände im Blick zu behalten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Musiker bestätigen
Repertoire und Reihenfolge festlegen
3 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Zusätzliche Stühle reservieren
Programm drucken
Musikpartituren prüfen
2 Personen
Technik und Mikrofone reservieren
Freiwillige einteilen
Route und Parken teilen
Anmeldungen finalisieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Dekoration überprüfen
Geräte aufladen
Catering vorbereiten
3 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
Notenständer aufstellen
2 Personen
Instrumente ausladen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Licht und Weihnachtsbeleuchtung anbringen
3 Personen
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Kalte Getränke bereitstellen
2 Personen
Gebäck und Snacks bereitstellen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Musiker anweisen
2 Personen

Event

Einlass und Empfang besetzen
3 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Konzert eröffnen
Konzertprogramm durchführen
10 Personen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Gebäck und Häppchen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
Zweiten Konzertteil ankündigen
Zweiten Konzertteil aufführen
10 Personen
Abschlusswort sprechen
Verabschiedung der Gäste
3 Personen
Lockeres Beisammensein betreuen
3 Personen
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente einpacken
3 Personen
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Weihnachtsbeleuchtung ausschalten
Geschirr abwaschen
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
Dekoration abnehmen
2 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste sicher verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht versenden
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
KlappischeAnz. 8
BiertischeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6
Weihnachtsbaumständer
Festzelt
RegenschirmbehälterAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 6
BühnenelementeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
UntertassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TortenplattenAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 4
KaffeelöffelAnz. 120
ZuckerschälchenAnz. 6
MilchkännchenAnz. 6
KuchenplattenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
NotenpulteAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 6
Keyboard
Keyboardständer
Metronom
ErsatzbatterienAnz. 24
Gaffer TapeAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 3
Ersatz-AudiokabelAnz. 8
Klavier
Klavierhocker
Dirigentenpult

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
LichtschläucheAnz. 4
BatterielampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 8
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtssterneAnz. 6
Weiße TischläuferAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
ProgrammeAnz. 120
TischdekorationAnz. 12
WeihnachtsbaumbeleuchtungAnz. 2
Läufer für den Eingang
WeihnachtskerzenAnz. 24
KerzenhalterAnz. 24

Catering

Einkäufe
Kasse
Geldkassette
BonnenhefteAnz. 4
AllergiekärtchenAnz. 20
GetränkespenderAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Küche

ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 6
KühlwannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
TortenheberAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
WarmhalteschalenAnz. 4
TablettsAnz. 8
SpülwannenAnz. 4
Große SuppenkellenAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
GummihandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
HandfegerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Location möglichst mehrere Wochen vor dem Konzert. Erst danach lassen sich Musiker, Catering, Technik und Einladungen zuverlässig bestätigen.
Plane die Bestuhlung nach den Anmeldungen und reserviere zusätzliche Stühle frühzeitig. Rechne außerdem mit Platz für Garderobenständer, Notenpulte, Mikrofonständer und einen freien Bühnenbereich.
Prüfe eine Woche vorher das Repertoire, die Reihenfolge und alle Musikpartituren. Drucke das Programm erst nach der finalen Reihenfolge, damit keine veralteten Fassungen ausliegen.
Kläre Catering und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Für Kaffee und Kuchen brauchst du neben Tassen und Untertassen auch Servierplatten, Tortenplatten, Servierlöffel und ausreichend Thermokannen.
Lade am Vortag Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und andere Geräte vollständig auf und teste die Kabel. Am Veranstaltungstag sollten Bühnenbereich, Notenständer und Instrumentenablage mindestens 90 Minuten vor Beginn bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Musiker, Catering und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Weihnachtskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, damit Catering und Bestuhlung planbar bleiben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Weihnachtskonzert?: Plane mindestens 90 Minuten für Bestuhlung, Bühnenbereich, Notenpulte und Technik ein. Bei Keyboard, Mischpult, Lautsprechern und mehreren Mikrofonen sind 2 Stunden realistischer.
Wann muss das Catering für ein Weihnachtskonzert bestellt werden?: Reserviere das Catering spätestens 3 bis 4 Wochen vorher und melde die endgültige Personenzahl 7 Tage vor der Veranstaltung. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen.

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