Checklist pour organiser un Concert de Noël

Un Concert de Noël demande de coordonner la musique, l’accueil et le repas sans laisser les détails techniques au dernier moment. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirme les musiciens avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, les chaises et le catering. Cette checklist suit l’ordre de préparation jusqu’à l’installation des pupitres, des microphones et des tables le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les musiciens
Définir le répertoire et l’ordre de passage
3 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver des chaises supplémentaires
Imprimer le programme
Vérifier les parties de musique
2 personnes
Réserver la technique et les microphones
Répartir les bénévoles
Partager l’itinéraire et le parking
Finaliser les inscriptions
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la décoration
Recharger les appareils
Préparer le service traiteur
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Décharger les instruments
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l’éclairage et les guirlandes lumineuses
3 personnes
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
Aménager la table d’entrée
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les boissons fraîches
2 personnes
Préparer les pâtisseries et les amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Briefer les musiciens
2 personnes

Événement

Assurer l'entrée et l'accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Ouvrir le concert
Exécuter le programme du concert
10 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir les pâtisseries et les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Annoncer la deuxième partie du concert
Interpréter la deuxième partie du concert
10 personnes
Prononcer le mot de clôture
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
Animer le moment informel
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

Emballer les instruments
3 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Éteindre les lumières de Noël
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 2
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6
Pied de sapin
Tente de réception
Porte-parapluiesqté 2
Poteaux de balisageqté 6
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Verresqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 4
Cuillères à caféqté 120
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6
Présentoirs à gâteauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pupitres de musiqueqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Clavier
Support de clavier
Métronome
Piles de rechangeqté 24
Ruban gafferqté 4
Rallonges à enrouleurqté 3
Câbles audio de rechangeqté 8
Piano
Tabouret de piano
Pupitre de chef d’orchestre

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pileqté 12
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 6
Chemins de table blancsqté 8
Badges nominatifsqté 120
Programmesqté 120
Décoration de tableqté 12
Illuminations du sapin de Noëlqté 2
Tapis d’entrée
Bougies de Noëlqté 24
Bougeoirsqté 24

Catering

Courses
Caisse
Caisse
Carnets de ticketsqté 4
Cartes des allergènesqté 20
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 6
Bacs isothermesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pelles à gâteauqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Plateauxqté 8
Bacs à vaisselleqté 4
Grandes louchesqté 4
Couverts de serviceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants en caoutchoucqté 8
Poubellesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2

Conseils

Bloque le répertoire et l’ordre de passage plusieurs semaines avant le concert. Les musiciens doivent recevoir les parties de musique assez tôt pour vérifier les corrections et les besoins particuliers.
Envoie les invitations dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés. Fixe une date limite d’inscription, puis garde quelques jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Ne commande pas le catering uniquement d’après le nombre d’invités prévus. Attends la clôture des inscriptions et regroupe les besoins alimentaires avant de confirmer les quantités.
Prépare séparément l’accueil et la scène : chaises, tables, tasses et plateaux d’un côté, pupitres, microphones, pieds de micro et câbles de l’autre. Cette séparation évite de bloquer la zone du podium pendant le service.
Le jour J, recharge les appareils avant l’arrivée des bénévoles et installe d’abord les tables, les chaises et la zone du podium. Décharge ensuite les instruments et teste la table de mixage, les microphones et les rallonges avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un Concert de Noël ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Indique une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour pouvoir finaliser le catering et les chaises.
Combien de temps prévoir pour installer un Concert de Noël ?: Prévois au minimum 3 heures avant l’accueil du public si les tables, les chaises, la scène et la technique doivent être installées sur place. Garde encore 30 minutes pour tester les microphones, la table de mixage et les éventuels projecteurs LED.
Quand confirmer le nombre de repas pour un Concert de Noël ?: Finalise les inscriptions 7 à 10 jours avant le concert, puis transmets le nombre confirmé et les besoins alimentaires au traiteur. Ajoute uniquement une petite marge si le prestataire l’accepte, plutôt que de commander sur la base d’estimations anciennes.
Que faut-il vérifier la veille d’un Concert de Noël ?: Vérifie la liste des courses, les parties de musique, les inscriptions et l’itinéraire avec les indications de parking. Recharge aussi les appareils et confirme la présence des bénévoles, des musiciens et du matériel technique au plus tard la veille.

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