Zo organiseer je een kerstborrel zonder stress
Begin een kerstborrel met datum, locatie en een duidelijke eindtijd. Verstuur daarna de uitnodigingen, verzamel dieetwensen en bepaal pas na de aanmeldingen hoeveel eten, drinken, servies en zitplaatsen je nodig hebt. Regel catering en bestellingen op tijd en plan de opbouw in twee blokken: eerst de ruimte, daarna buffet, bar en hapjes. Zo voorkom je dat gekoelde dranken te vroeg buiten staan of dat je op het laatste moment nog glazen en stoelen mist.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Definitief aantal gasten bepalen
- 6
Cateringhoeveelheden berekenen
- 7
Boodschappenlijst controleren
- 8
Dranken en boodschappen bestellen
- 9
Tafels en stoelen reserveren
- 10
Muziek voorbereiden
- 11
Programma en ontvangstlijst printen
- 12
Decoratie controleren
2 personen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Koekjes en gebak afdekken
- 17
Locatie schoonmaken
2 personen
- 18
Tafels opstellen
3 personen
- 19
Stoelen plaatsen
2 personen
- 20
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 21
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 22
Hapjes op schalen leggen
3 personen
- 23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 24
Versiering ophangen
2 personen
- 25
Kerstboom versieren
2 personen
- 26
Lichtjes en ledkaarsen plaatsen
2 personen
- 27
Geluidsinstallatie testen
- 28
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
- 29
Gasten ontvangen
2 personen
- 30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 31
Hapjes serveren
3 personen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Buffet aanvullen
2 personen
- 34
Koffie en thee serveren
2 personen
- 35
Gebak serveren
2 personen
- 36
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
- 37
Afvalbakken legen
- 38
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
- 39
Eten en dranken opruimen
3 personen
- 40
Servies afwassen
3 personen
- 41
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
- 42
Decoratie verwijderen
2 personen
- 43
Locatie stofzuigen
2 personen
- 44
Vloer dweilen
2 personen
- 45
Afval afvoeren
2 personen
- 46
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 47
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 48
Toiletten schoonmaken
- 49
Locatie afsluiten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Wijnglazenaantal 60
- Bierglazenaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Karaffenaantal 6
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstballenaantal 50
- Kerstslingersaantal 6
- Kerstkransenaantal 2
- Tafellopersaantal 8
- Kersttafeldecoratieaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledkaarsenaantal 24
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Schaaltjesaantal 12
- Ijsemmersaantal 3
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilset
- Emmersaantal 2
- Bezem en blik
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de gastenlijst uiterlijk één week vooraf en noteer naast het definitieve aantal ook vegetarische, veganistische en allergische wensen. Gebruik dat aantal voor de cateringberekening én voor borden, bestek en glazen.
- Bestel dranken, boodschappen en eventueel tafels en stoelen minimaal vijf werkdagen vooraf. Controleer bij ontvangst meteen of er genoeg bierglazen, wijnglazen, waterglazen en koffiekopjes zijn.
- Plan de opbouw op de dag zelf in twee rondes. Zet tafels, stoelen, buffettafels, afvalbakken en kapstokken eerst klaar; richt daarna de bar en het buffet in met karaffen, serveerschalen, tangen en servies.
- Koel dranken pas na het schoonmaken en opstellen van de ruimte. Gebruik koelboxen voor voorraad en houd warmhoudkannen, koffiezetapparaten en waterkokers apart van de buffetruimte, zodat de doorloop vrij blijft.
- Leg hapjes vlak voor ontvangst op schalen en dek koekjes en gebak af tot het moment van serveren. Test muziek, lichtslingers, ledkaarsen, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kerstborrel organiseren?
- Leg datum en locatie minimaal 6 weken vooraf vast en verstuur de uitnodiging daarna direct. Bestel catering en dranken uiterlijk 5 werkdagen voor de borrel, zodra het definitieve aantal gasten bekend is.
- Wanneer bepaal je het definitieve aantal gasten voor een kerstborrel?
- Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf. Gebruik dat aantal vervolgens voor catering, drank, tafels, stoelen en servies; houd alleen voor onverwachte afmeldingen een kleine reserve aan.
- Hoe richt je een buffet en bar in voor een kerstborrel?
- Zet buffet en bar minstens 60 minuten voor ontvangst klaar. Plaats glazen en karaffen aan het begin van de drankroute, zet hapjes op serveerschalen en houd voorraad, afvalbakken en een vrije looproute binnen handbereik.
- Wanneer zet je hapjes en drank klaar bij een kerstborrel?
- Zet gekoelde dranken ongeveer 30 tot 45 minuten vooraf klaar en vul later bij vanuit de koelbox. Leg kwetsbare hapjes 10 tot 15 minuten voor binnenkomst op schalen en houd koekjes en gebak afgedekt tot het serveren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!