Cómo organizar un cóctel navideño sin dejar nada para última hora
Para organizar un cóctel navideño, empieza por cerrar la fecha, el lugar y el número de invitados antes de comprar nada. Después confirma las preferencias dietéticas, calcula la comida y la bebida, y encarga lo que no puedas resolver con una compra de última hora. El montaje funciona mejor si separas buffet, barra, recepción y zona de abrigos. Reserva el día anterior para enfriar bebidas, preparar aperitivos y revisar vajilla, café, música y decoración.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Determinar el número definitivo de invitados
- 6
Calcular las cantidades de catering
- 7
Comprobar la lista de la compra
- 8
Pedir bebidas y alimentos
- 9
Reservar mesas y sillas
- 10
Preparar la música
- 11
Imprimir el programa y la lista de recepción
- 12
Comprobar la decoración
2 personas
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
3 personas
- 16
Cubrir galletas y pasteles
- 17
Limpiar el lugar
2 personas
- 18
Montar mesas
3 personas
- 19
Colocar las sillas
2 personas
- 20
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 21
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 22
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
- 23
Preparar café y té
2 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Decorar el árbol de Navidad
2 personas
- 26
Colocar luces y velas LED
2 personas
- 27
Probar el sistema de sonido
- 28
Preparar la mesa de recepción
Evento
- 29
Recibir a los invitados
2 personas
- 30
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 31
Servir aperitivos
3 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Reponer el bufé
2 personas
- 34
Servir café y té
2 personas
- 35
Servir pasteles
2 personas
- 36
Recoger los vasos usados
2 personas
- 37
Vaciar los contenedores de basura
- 38
Despedirse de los invitados
2 personas
Seguimiento
- 39
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 40
Lavar la vajilla
3 personas
- 41
Desmontar mesas y sillas
3 personas
- 42
Retirar la decoración
2 personas
- 43
Aspirar el local
2 personas
- 44
Fregar el suelo
2 personas
- 45
Retirar los residuos
2 personas
- 46
Devolver el material alquilado
2 personas
- 47
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 48
Limpiar los baños
- 49
Cerrar el recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 60
- Copas de cervezacant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 6
Decoración
- Árbol de Navidad
- Bolas de Navidadcant. 50
- Guirnaldas de Navidadcant. 6
- Coronas navideñascant. 2
- Manteles runnerscant. 8
- Decoración navideña para la mesacant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Velas LEDcant. 24
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuencoscant. 12
- Cubiterascant. 3
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cuboscant. 2
- Escoba y recogedor
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número definitivo de invitados al menos 5 días antes. Con esa cifra calcula el catering, las copas, los platos y las sillas; añade un margen del 10 % para no quedarte corto.
- Pide alimentos y bebidas con varios días de antelación y guarda las bebidas refrigeradas como mínimo 4 horas antes de recibir al primer invitado. Las neveras portátiles ayudan a mantener frías las botellas mientras montas la barra.
- Monta el espacio en este orden: mesas y sillas, buffet y barra, vajilla y cubiertos, y finalmente aperitivos y decoración. Deja las bandejas con tapa cerradas hasta los últimos 15 minutos para que la comida no se reseque.
- Pregunta por alergias y dietas al gestionar las inscripciones, no el día del cóctel. Marca los platos especiales y utiliza pinzas o bandejas separadas para evitar mezclar opciones vegetarianas, sin gluten u otras necesidades.
- Prepara café y té antes de que empiece la recepción y deja jarras térmicas listas. Comprueba también que el altavoz, los cables alargadores y las regletas funcionan al menos 2 horas antes, y decora el árbol y las mesas después de limpiar el lugar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel navideño?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación e invitaciones. Cierra el número de invitados y las preferencias dietéticas 5 días antes, y reserva el último día para compras y montaje.
- ¿Cuándo hay que calcular la comida y la bebida para un cóctel navideño?
- Haz una primera estimación al enviar las invitaciones y recalcula todo cuando falten 5 días, con el número definitivo de invitados. Encarga los productos principales varios días antes y enfría las bebidas al menos 4 horas antes del inicio.
- ¿Cuándo se monta un cóctel navideño?
- Limpia el lugar y monta mesas, sillas, buffet y barra entre 3 y 4 horas antes. Coloca aperitivos, café, bebidas y elementos delicados de decoración durante los últimos 30 minutos.
- ¿Qué se suele olvidar en un cóctel navideño?
- Suelen faltar pinzas de servir, bandejas con tapa, vasos para agua, espacio para abrigos y suficientes regletas. Haz una comprobación final 2 horas antes y revisa también la lista de recepción, la música, las bebidas frías y las preferencias dietéticas.
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