Weihnachtsumtrunk organisieren: der richtige Ablauf
Ein Weihnachtsumtrunk wirkt unkompliziert, braucht aber einen klaren Ablauf. Beginne mit Datum, Ort und Einladungen und plane danach Mengen, Ausstattung und Helfer anhand der erwarteten Gästezahl. Kurz vor dem Termin entstehen die meisten Probleme: Getränke werden nicht rechtzeitig gekühlt, Ernährungswünsche fehlen oder Gläser und Stehtische reichen nicht aus. Mit diesem Plan arbeitest du die Vorbereitung vom ersten Termin bis zum Aufräumen in der richtigen Reihenfolge ab.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Endgültige Gästezahl festlegen
- 6
Cateringmengen berechnen
- 7
Einkaufsliste prüfen
- 8
Getränke und Einkäufe bestellen
- 9
Tische und Stühle reservieren
- 10
Musik vorbereiten
- 11
Programm und Empfangsliste drucken
- 12
Dekoration überprüfen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Kekse und Gebäck abdecken
- 17
Location reinigen
2 Personen
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
2 Personen
- 20
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
- 21
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 22
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Weihnachtsbaum schmücken
2 Personen
- 26
Lichter und LED-Kerzen aufstellen
2 Personen
- 27
Beschallungsanlage testen
- 28
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 29
Gäste empfangen
2 Personen
- 30
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 31
Snacks servieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Buffet auffüllen
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Gebäck servieren
2 Personen
- 36
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
- 37
Mülleimer leeren
- 38
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
- 42
Dekoration entfernen
2 Personen
- 43
Location saugen
2 Personen
- 44
Den Boden wischen
2 Personen
- 45
Abfall entsorgen
2 Personen
- 46
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 47
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 48
Toiletten reinigen
- 49
Veranstaltungsort abschließen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- WeingläserAnz. 60
- BiergläserAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- KaraffenAnz. 6
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 50
- WeihnachtsgirlandenAnz. 6
- WeihnachtskränzeAnz. 2
- TischläuferAnz. 8
- WeihnachtstischdekorationAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermokannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- StumpenkerzenAnz. 24
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- SchälchenAnz. 12
- EiskübelAnz. 3
Reinigung
- Staubsauger
- Wischset
- EimerAnz. 2
- Besen und Kehrblech
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die endgültige Gästezahl spätestens 5 bis 7 Tage vorher fest. Erst danach berechnest du Cateringmengen und bestellst Getränke, damit du nicht nach Gefühl einkaufst.
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und stelle zusätzlich Wasser in Karaffen bereit. Kühlboxen oder ein Kühlschrank müssen früh genug Platz für die gesamte Menge bieten.
- Richte Buffet und Bar getrennt ein, wenn der Raum es zulässt. So blockieren Gäste nicht den Getränkebereich, während Häppchen, Kekse und Gebäck nachgelegt werden.
- Bereite Empfangsliste, Programm und Musik spätestens am Vortag vor. Verlängerungskabel, Lautsprecher, Kaffeemaschine und Wasserkocher gehören ebenfalls vor dem Eintreffen der Gäste an ihren Platz.
- Decke Kekse und Gebäck bis kurz vor Beginn ab und stelle Servierplatten mit Deckel bereit. Weihnachtsdekoration, Baum und Lichterketten solltest du nicht erst während des Aufbaus auf Vollständigkeit prüfen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Weihnachtsumtrunk einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit du Gästezahl, Ernährungswünsche und Mengen rechtzeitig festlegen kannst.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Weihnachtsumtrunk?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach je Stunde 1 bis 2 weitere ein. Wasser sollte während der gesamten Veranstaltung verfügbar sein; kaufe die endgültige Menge erst nach Ablauf der Anmeldefrist.
- Wann soll man das Buffet für einen Weihnachtsumtrunk aufbauen?
- Stelle Tische, Stühle, Buffet und Bar etwa 2 bis 3 Stunden vor Beginn auf. Häppchen richtest du möglichst spät an, damit sie frisch bleiben; Kaffee und Tee können kurz vor dem Empfang vorbereitet werden.
- Was wird bei einem Weihnachtsumtrunk häufig vergessen?
- Oft fehlen gekühlte Getränke, genügend Gläser, Kleiderständer oder Abfallbehälter. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und halte außerdem Verlängerungskabel sowie eine Empfangsliste am Eingang bereit.
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