Kerstborrel organiseren: checklist van planning tot opruimen
Een kerstborrel loopt soepel als je eerst het aantal gasten vastlegt en daarna pas catering, drank en inrichting bestelt. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je niet op het laatste moment moet bijbestellen. Plan de opbouw op de dag zelf: tafels, buffet, bar, koffie en thee hebben elk een vaste plek nodig. Deze checklist bevat 49 taken en 41 spullen voor de voorbereiding, uitvoering en afronding van je kerstborrel.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
Dranken en boodschappen bestellen
Tafels en stoelen reserveren
Muziek voorbereiden
Programma en ontvangstlijst printen
Decoratie controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koekjes en gebak afdekken
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Kerstboom versieren
2 personen
Lichtjes en ledkaarsen plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gebak serveren
2 personen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie stofzuigen
2 personen
Vloer dweilen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Toiletten schoonmaken
Locatie afsluiten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Wijnglazenaantal 60
- Bierglazenaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Karaffenaantal 6
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstballenaantal 50
- Kerstslingersaantal 6
- Kerstkransenaantal 2
- Tafellopersaantal 8
- Kersttafeldecoratieaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Ledkaarsenaantal 24
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Schaaltjesaantal 12
- Ijsemmersaantal 3
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilset
- Emmersaantal 2
- Bezem en blik
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag uiterlijk twee weken vooraf om aanmeldingen en dieetwensen. Leg daarna het definitieve aantal gasten vast voordat je hapjes, drank en servies bestelt.
- Zet drank minstens enkele uren voor ontvangst gekoeld weg. Gebruik koelboxen als de koelkast niet genoeg ruimte heeft en houd water, bier, wijn en koffie apart bereikbaar.
- Plan voor de ontvangst een aparte plek voor jassen. Zet kapstokken en afvalbakken klaar voordat de eerste gasten binnenkomen; dat voorkomt rijen en rondslingerende verpakkingen.
- Richt het buffet en de bar niet op dezelfde tafel in. Zet serveerschalen, serveertangen en karaffen klaar en houd koffie, thee, kopjes en warmhoudkannen op een eigen punt.
- Doe de opbouw op volgorde: eerst locatie schoonmaken, daarna tafels en stoelen plaatsen, vervolgens buffet en bar inrichten en pas daarna versiering, hapjes en gebak neerzetten. Zo blijft eten afgedekt en raakt decoratie niet beschadigd.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een kerstborrel organiseren?
- Bevestig datum en locatie bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken voor de borrel en sluit de aanmeldingen ongeveer één week van tevoren.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een kerstborrel?
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Bestel daarnaast voldoende water en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een kerstborrel verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk één week voor de borrel. Dan kun je de cateringhoeveelheden en boodschappen nog aanpassen.
- Wanneer zet ik hapjes en gebak klaar?
- Leg gekoelde hapjes zo laat mogelijk klaar, bij voorkeur kort voor ontvangst. Zet koekjes en gebak afgedekt neer en bereid koffie en thee pas wanneer de eerste gasten arriveren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!