LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Kerstborrel organiseren: checklist en planning

Een kerstborrel vraagt meer voorbereiding dan alleen hapjes en drank inslaan. Je moet de zaal, aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften op elkaar afstemmen voordat je catering bestelt. Plan daarna de opbouw: tafels, stoelen, buffet, garderobe, versiering, koffie en techniek. Met deze checklist werk je van reservering naar ontvangst en zie je ook welke spullen je op de dag zelf klaar moet zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Zaal reserveren

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vervoersbehoeften inventariseren

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Muziek en afspeellijst kiezen

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Bezoekerslijst afdrukken

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken controleren

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Koelers vullen

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Zaal controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    4 personen

  • Buffet inrichten

    3 personen

  • Kerstversiering ophangen

    3 personen

  • Licht en muziek testen

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Ontvangsttafel klaarzetten

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    4 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    3 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Kerstactiviteit begeleiden

    2 personen

  • Afscheid en garderobe begeleiden

    3 personen

  • Restanten koelen en etiketteren

    2 personen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Buffet afbreken

    3 personen

  • Afval sorteren

    2 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Koelers legen en reinigen

    2 personen

  • Voorraad controleren

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Restafval wegbrengen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 50
  • Buffettafelsaantal 3
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Kapstokkenaantal 50

Servies

  • Koffiekopjesaantal 50
  • Waterglazenaantal 60
  • Wijnglazenaantal 50
  • Bordenaantal 60
  • Besteksetsaantal 60
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveerlepelsaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Messenaantal 6
  • Flessenopenersaantal 4

Decoratie

  • Kerstboom
  • Kerstballenaantal 40
  • Lichtslingersaantal 4
  • Tafelkledenaantal 9
  • Kerststukkenaantal 6

Apparatuur

  • Speakersaantal 2
  • Microfoon

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 5

Verlichting

  • Staande lampenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg datum, programma en locatie eerst vast en verstuur de uitnodigingen daarna. Vraag meteen om aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften, zodat je catering en indeling niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
  • Bestel catering pas nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt. Houd een aparte lijst bij voor dieetwensen en controleer die bij het inrichten van het buffet, zodat gerechten herkenbaar en gescheiden blijven.
  • Plan de zaalopbouw in vaste stappen: eerst tafels, stoelen en buffettafels, daarna garderoberekken, tafelkleden en kerstversiering. Zet servies, bestek en serveerlepels vóór het buffet klaar; dat voorkomt zoeken zodra gasten binnenkomen.
  • Test licht, speakers en microfoon vóór de ontvangst en controleer of muziek en afspeellijst werken. Zet ook koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op tijd klaar, zodat koffie en thee direct beschikbaar zijn.
  • Controleer dranken, koelboxen, flessenopeners en afvalbakken bij het openen van de locatie. Vul de koelers vóór de eerste gasten arriveren en leg de bezoekerslijst en naamkaartjes op de ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstborrel organiseren?
Reserveer de zaal en leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de borrel, zodat catering en indeling nog haalbaar zijn.
Wanneer moet ik de catering voor een kerstborrel bestellen?
Bestel de catering zodra het aantal aanmeldingen en de dieetwensen bekend zijn, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer de aantallen nog één keer 2 dagen voor de borrel en geef wijzigingen direct door.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een kerstborrel?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast water en houd extra rekening met een langere ontvangst of gasten die geen alcohol drinken.
Hoe vroeg moet ik de zaal klaarzetten voor een kerstborrel?
Begin minimaal 2 uur voor ontvangst met de opbouw. Reserveer de laatste 30 minuten voor het testen van licht en muziek, het vullen van koelers en een controle van buffet, koffie en ontvangsttafel.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!