Checklist para organizar un cóctel navideño sin imprevistos

Un cóctel navideño requiere coordinar invitados, catering, bebidas, sala y ambiente en el orden adecuado. Esta checklist reúne 45 tareas y 29 artículos, desde reservar el espacio y enviar las invitaciones hasta preparar el buffet y recibir a los asistentes. Empieza varias semanas antes con la fecha, el programa y las inscripciones. En los últimos días, confirma las preferencias dietéticas, las necesidades de transporte y todo el material que necesitarás para servir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recabar las necesidades de transporte
Pedir el catering
2 personas
Elegir la música y la lista de reproducción
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Colgar la decoración navideña
3 personas
Probar luces y sonido
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Acompañar la actividad navideña
2 personas
Gestionar la despedida y el guardarropa
3 personas
Enfriar y etiquetar los restos
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar los refrigeradores
2 personas
Comprobar el inventario
Devolver los materiales
2 personas
Llevar los residuos a la basura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 50
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Percheroscant. 50

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 50
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Abrebotellascant. 4

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 40
Guirnaldas de lucescant. 4
Mantelescant. 9
Arreglos navideñoscant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono

Limpieza

Papeleracant. 5

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la reserva de la sala con varias semanas de margen; después envía las invitaciones y fija una fecha límite para las inscripciones.
Pide el catering cuando conozcas el número de asistentes y recoge antes las preferencias dietéticas. Añade a la lista de compras las bebidas, los aperitivos y lo necesario para café y té.
Calcula las bebidas por tramos: para la primera hora, prevé aproximadamente 2 o 3 consumiciones por persona; comprueba también que haya copas, vasos, abridores y neveras suficientes.
El día anterior, prepara las tarjetas con nombres, la lista de visitantes y la mesa de recepción. Así podrás recibir a los invitados sin buscar información mientras llegan.
Reserva al menos 2 horas antes de la llegada para abrir y revisar la sala, montar mesas y sillas, preparar el buffet, colocar la decoración y probar las luces y el sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel navideño?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sala, fijar el programa y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones, el catering y las necesidades dietéticas al menos 7 días antes.
¿Cuántas bebidas necesito para un cóctel navideño?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y después aproximadamente 1 por persona y hora. Ajusta la cantidad según la duración, el tipo de invitados y si también servirás café, té y agua.
¿Cuándo debo pedir el catering para un cóctel navideño?: Haz el pedido cuando termine el plazo de inscripción y confirma el número final entre 5 y 7 días antes. En ese momento revisa también las alergias, las dietas especiales y el horario de entrega.
¿A qué hora hay que preparar la sala el día del cóctel?: Empieza como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite montar el mobiliario, organizar el buffet, enfriar las bebidas, colocar la decoración y probar las luces y los altavoces.

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