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Weihnachtsumtrunk organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsumtrunk wirkt unkompliziert, braucht aber frühzeitig klare Absprachen. Reserviere den Saal, lege Datum und Programm fest und verschicke die Einladungen so, dass Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Transportbedarf rechtzeitig vorliegen. Kurz vor dem Termin kommen Catering, Getränke, Namensschilder und Helfereinteilung zusammen. Am Veranstaltungstag führen ein vorbereiteter Empfangstisch, ein aufgebautes Buffet und ein getestetes Licht- und Soundsystem durch den Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportbedarf erfassen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Musik und Playlist auswählen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kontrollieren

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Weihnachtsdekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht und Musik testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Weihnachtsaktivität betreuen

    2 Personen

  • Abschied und Garderobe betreuen

    3 Personen

  • Reste kühlen und etikettieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restmüll wegbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 50

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 40
  • LichterkettenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 9
  • WeihnachtsgesteckeAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 5

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist etwa 10 Tage vor dem Weihnachtsumtrunk. So kannst du Catering, Namensschilder und Sitzordnung nach der tatsächlichen Personenzahl planen.
  • Erfasse mit der Anmeldung nicht nur Zu- oder Absagen, sondern auch Ernährungswünsche und Transportbedarf. Prüfe diese Angaben spätestens 7 Tage vorher und gib sie gesammelt an das Catering weiter.
  • Plane für den Aufbau am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden ein. Tische, Stühle, Buffet, Garderobe und Weihnachtsdekoration brauchen Zeit; Licht, Lautsprecher, Mikrofon und Musik sollten vor dem Eintreffen der Gäste getestet sein.
  • Stelle Getränke nicht erst beim Einlass zusammen: Fülle die Kühlboxen vor Beginn und bereite Kaffee, Tee, Wasser sowie passende Gläser und Tassen vor. Kontrolliere außerdem Flaschenöffner, Servierbesteck und Abfallbehälter.
  • Drucke Besucherliste und Namensschilder spätestens am Vortag aus. Lege sie am Empfangstisch bereit und bestimme mindestens eine Person, die Gäste begrüßt, Anmeldungen prüft und verspätete Änderungen notiert.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Saal für einen Weihnachtsumtrunk reservieren?
Reserviere den Saal möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, besonders wenn der Umtrunk im Dezember stattfindet. Datum und Programm sollten feststehen, bevor die Einladungen verschickt werden.
Wann sollte man die Einladungen zum Weihnachtsumtrunk verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 10 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering, Getränke und Namensschilder rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Weihnachtsumtrunk?
Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein. Darin enthalten sind Saalkontrolle, Tische und Stühle, Buffet, Dekoration, Empfangstisch sowie der Test von Licht, Musik und Mikrofon.
Wann muss das Catering für einen Weihnachtsumtrunk bestellt werden?
Bestelle das Catering spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Die endgültige Personenzahl und gemeldete Ernährungswünsche solltest du etwa 7 bis 10 Tage vorher bestätigen.

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