Checklist voor een kerkelijke kerstmarkt organiseren
Een kerkelijke kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je regelt tegelijk de kerkzaal, het terrein, kraamhouders, vrijwilligers, verkoop, catering en bewegwijzering. Begin met datum, tijden en reserveringen en werk daarna toe naar een vaste kraamindeling en een duidelijk rooster. Controleer in de laatste week vooral contant geld, dieetwensen, servies, verlichting en verse producten. Met deze checklist houd je de 85 taken en 56 benodigde spullen op volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Kerkzaal en terrein reserveren
2 personen
Kerstmarktindeling tekenen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders inschrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
Verkoopprijzen bepalen
2 personen
Kraamindeling bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Programma afdrukken
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Instructies voor kraamhouders maken
2 personen
Contant geld bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Servies en glaswerk tellen
2 personen
Kraamartikelen labelen
3 personen
Koelers vullen
2 personen
Kerstmuziek klaarzetten
Kassa's voorbereiden
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Kramen nummeren
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Kerststal opstellen
3 personen
Kraamtafels aankleden
6 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Warme gerechten bereiden
5 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
Kassa's inrichten
3 personen
Geldkist beveiligen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Event
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders wegwijs maken
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree en donaties beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Warme gerechten serveren
5 personen
Hapjes aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Kerstliederen begeleiden
3 personen
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
Verkoop afsluiten
3 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Geldopbrengst veiligstellen
2 personen
Nazorg
Kraamtafels leegmaken
5 personen
Decoratie afhalen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting veilig verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Kassa's natellen
2 personen
Verkoopopbrengst registreren
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 18
- Biertafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 4
- Kraamrekkenaantal 12
- Kapstokkenaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Kommetjesaantal 60
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Theelepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerbestekaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Kerststal
- Tafellopersaantal 18
- Kerstkleedjesaantal 12
- Kraamnaambordenaantal 12
- Vaasjesaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledkaarsenaantal 40
- Buitenlampenaantal 6
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Soepketelsaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Kassaladesaantal 3
- Pinapparatenaantal 2
- Geluidsboxenaantal 2
- Microfoon
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Mengkommenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Schortenaantal 10
- Ovenwantenaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- IJslepelsaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, openingstijden en gebruik van de kerkzaal en het terrein minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen of vergunningen of aanvullende toestemming nodig zijn.
- Benader kraamhouders uiterlijk 6 weken vooraf en sluit de inschrijving ongeveer 3 weken voor de markt. Zo kun je de kraamindeling bevestigen en naamborden maken zonder last-minute wijzigingen.
- Maak het vrijwilligersrooster 2 tot 3 weken vooraf met aparte bezetting voor opbouw, ontvangst, verkoop, koffie en toezicht. Plan op de marktdag minstens één overdrachtsmoment, zodat niemand een hele dienst alleen draait.
- Tel servies, tafels, stoelen, kraamrekken en thermoskannen uiterlijk 10 dagen vooraf. Houd voor koffie en thee extra kopjes en lepels achter de hand; die raken bij een kerkelijke markt sneller op dan borden.
- Bestel contant geld en controleer de boodschappenlijst in de laatste week. Haal verse producten pas 1 dag vooraf of op de ochtend zelf op en test lichtsnoeren en buitenlampen vóór de opbouw.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kerkelijke kerstmarkt organiseren?
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, tijden, locatie en vergunningen. Kraamhouders en vrijwilligers regel je daarna bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de markt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerkelijke kerstmarkt?
- Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en verkoop, 2 voor koffie en eten en 2 voor opbouw en opruimen per dienst. Bij een markt met meerdere ruimtes tel je per extra verkoop- of horecapunt 1 tot 2 vrijwilligers erbij.
- Wanneer maak je de kraamindeling voor een kerstmarkt?
- Maak een eerste indeling zodra de inschrijving sluit, ongeveer 3 weken vooraf. Bevestig de definitieve plaatsen uiterlijk 1 week voor de markt en stuur kraamhouders tegelijk hun instructies en aankomsttijd.
- Wat moet je de dag voor een kerkelijke kerstmarkt controleren?
- Controleer de tafels, tenten, stoelen, kraamrekken, decoratie, verlichting en het getelde servies 1 dag vooraf. Leg ook routebordjes, programma's, contant geld en gelabelde kraamartikelen klaar, zodat de opbouw op de marktdag direct kan beginnen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!