Checklist pour organiser le marché de Noël de l’église

Un marché de Noël dans une église demande une préparation précise : la salle, le terrain, les exposants et les bénévoles doivent être coordonnés dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 85 tâches et 56 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’au jour J. Vous y trouverez notamment les inscriptions, le plan des stands, les autorisations, les achats, la vaisselle et la décoration. Utilisez-la pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
2 personnes
Réserver la salle de l'église et le terrain
2 personnes
Dessiner le plan du marché de Noël
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Déterminer les prix de vente
2 personnes
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Imprimer le programme
2 personnes
Concevoir les panneaux de direction
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Préparer les consignes pour les exposants
2 personnes
Commander de l’argent liquide
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Compter la vaisselle et le verre
2 personnes
Étiqueter les articles du stand
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la musique de Noël
Préparer les caisses
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Installer la crèche
3 personnes
Décorer les tables de stand
6 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Préparer les plats chauds
5 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Installer les caisses
3 personnes
Sécuriser la caisse
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Orienter les tenanciers de stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Gérer l'entrée et les dons
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir les plats chauds
5 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Accompagner les chants de Noël
3 personnes
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
Clôturer les ventes
3 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Sécuriser les recettes
2 personnes

Suivi

Vider les tables de stand
5 personnes
Récupérer la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer l’éclairage en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Nettoyer la salle de l’église
4 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Compter la caisse
2 personnes
Enregistrer le produit des ventes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Présentoirs de standqté 12
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 8

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Crèche de Noël
Chemins de tableqté 18
Nappes de Noëlqté 12
Panneaux de standqté 12
Petits vasesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Bougies LEDqté 40
Lampes d'extérieurqté 6
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Tiroirs-caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Enceintesqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Tabliersqté 10
Gants de cuisineqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite plusieurs semaines pour recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les demandes d’équipement.
Dessinez le plan du marché avant de confirmer la répartition des stands. Comptez les tables, les chaises, les tentes et les présentoirs pour éviter de modifier l’installation après l’arrivée des exposants.
Établissez le planning des bénévoles par créneaux précis. Prévoyez au moins une personne pour l’accueil, une pour les stands de vente et une pour les boissons pendant chaque période d’ouverture.
Commandez l’argent liquide et vérifiez les prix de vente avant les achats finaux. Préparez aussi des panneaux lisibles pour les stands, les directions et les informations pratiques.
Contrôlez la décoration, l’éclairage et la vaisselle la veille. Comptez les tasses, verres, assiettes, couverts et thermos séparément, puis récupérez les produits frais le plus tard possible.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël dans une église ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord la salle et le terrain, puis contactez les exposants, vérifiez les autorisations et ouvrez les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël ?: Prévoyez une équipe répartie par créneaux plutôt qu’un seul groupe présent toute la journée. Pour chaque période d’ouverture, comptez au minimum une personne à l’accueil, une aux ventes et une pour les boissons ou le buffet.
Quand confirmer la répartition des stands ?: Confirmez-la environ 2 semaines avant le marché, après avoir traité les inscriptions et les besoins des exposants. Envoyez ensuite les consignes, les horaires d’arrivée et les informations d’installation.
Que préparer la veille d’un marché de Noël ?: La veille, vérifiez les achats, l’argent liquide, la décoration, l’éclairage et le nombre de pièces de vaisselle. Préparez aussi les étiquettes, les panneaux et les produits non périssables afin de limiter les tâches le matin même.

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