Checkliste für den kirchlichen Weihnachtsmarkt

Ein kirchlicher Weihnachtsmarkt braucht früh eine klare Aufteilung: Termin und Gelände, Stände, Helfer, Programm und Verpflegung hängen voneinander ab. Beginnen Sie mit Reservierung, Genehmigungen und Standbetreibern, bevor Einladungen und Online-Anmeldung starten. In der letzten Woche zählen vollständige Listen für Geschirr, Dekoration, Bargeld und frische Produkte. Diese Checkliste führt Sie durch die 85 Aufgaben und 56 benötigten Gegenstände des Plans.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Kirchensaal und Gelände reservieren
2 Personen
Weihnachtsmarktaufteilung zeichnen
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Standbetreiber anmelden
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Verkaufspreise festlegen
2 Personen
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Programm drucken
2 Personen
Wegweiser gestalten
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Anweisungen für Standbetreiber erstellen
2 Personen
Bargeld bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
Standartikel beschriften
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Weihnachtsmusik bereitlegen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Stände nummerieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
Krippe aufstellen
3 Personen
Standtische dekorieren
6 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
5 Personen
Warme Gerichte zubereiten
5 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
3 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Allergenkarten auslegen
2 Personen
Kassen einrichten
3 Personen
Geldkasse sichern
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

Standbetreiber empfangen
3 Personen
Standbetreiber einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Eintritt und Spenden verwalten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Warme Speisen servieren
5 Personen
Snacks auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Geschirr einsammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Weihnachtslieder begleiten
3 Personen
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
Verkauf abschließen
3 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Gelderlös sichern
2 Personen

Nachbereitung

Stände leerräumen
5 Personen
Dekoration abholen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Beleuchtung sicher entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Küche reinigen
4 Personen
Kirchensaal reinigen
4 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Kassen nachzählen
2 Personen
Verkaufserlös erfassen
Fundgegenstände aufbewahren
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 18
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
StandregaleAnz. 12
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
SchälchenAnz. 60
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
TeelöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 16
ServierbesteckAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
Krippe
TischläuferAnz. 18
WeihnachtstischdeckenAnz. 12
StandnamensschilderAnz. 12
VasenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 40
AußenlampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SuppenkesselAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KassenladeAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 2
LautsprecherboxenAnz. 2
Mikrofon

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
SchürzenAnz. 10
OfenhandschuheAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
EislöffelAnz. 2

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst Datum und Uhrzeiten fest und reservieren Sie Kirchensaal und Gelände. Zeichnen Sie anschließend die Aufteilung ein, damit Partyzelte, Biertische, Klapptische und Stände am Aufbauort passen.
Kontaktieren Sie Standbetreiber frühzeitig und bestätigen Sie die Standaufteilung erst, wenn Anmeldungen, Ernährungswünsche und Verkaufspreise erfasst sind. So lassen sich Programm, Beschilderung und Einkauf auf die tatsächliche Zahl der Stände abstimmen.
Planen Sie die Helfer nicht nur für den Verkauf ein. Teilen Sie auch Aufbau, Kasse, Ausschilderung, Geschirr, Außenbeleuchtung und Abbau festen Personen zu und geben Sie Standbetreibern schriftliche Anweisungen.
Zählen Sie Geschirr und Glasware getrennt nach Kaffeetassen, Gläsern, Tellern, Schälchen und Besteck. Prüfen Sie außerdem Thermoskannen, Servierschalen und Servierbesteck mindestens einige Tage vor dem Markt.
Kontrollieren Sie Weihnachtsdekoration, Lichterketten, Stumpenkerzen und Außenlampen vor dem Aufbau auf Vollständigkeit und Funktion. Beschriften Sie Standnamensschilder und bereiten Sie Wegweiser vor, bevor die ersten Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen kirchlichen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gelände, Genehmigungen und der Kontaktaufnahme zu Standbetreibern. Einladungen und Online-Anmeldungen sollten danach spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Markt starten.
Wann sollte man die Standaufteilung für den Weihnachtsmarkt festlegen?: Eine vorläufige Aufteilung können Sie nach den ersten Zusagen zeichnen. Bestätigen Sie sie etwa 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung, sobald Stände, Wege, Sitzplätze und benötigte Möbel feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein kirchlicher Weihnachtsmarkt?: Planen Sie mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Kasse, Stände, Verpflegung, Programm und Abbau. Bei mehreren Verkaufsständen sollte zusätzlich je Stand mindestens 1 Helfer pro Schicht eingeplant werden.
Wann sollte man für einen kirchlichen Weihnachtsmarkt einkaufen?: Haltbare Waren, Bargeld und Dekoration können Sie 1 bis 2 Wochen vorher besorgen. Frische Produkte holen Sie am Vortag oder am Veranstaltungstag ab und gleichen die Einkaufsliste nach dem Anmeldeschluss noch einmal ab.

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