Kerkconcert organiseren: checklist en planning

Een kerkconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen musici en een programma vastleggen. Je moet de kerk, repetitieruimte en concertdatum vroeg bevestigen, terwijl auteursrechten, vergunningen en verzekering apart gecontroleerd moeten worden. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en programmaboekjes. Plan ook de ontvangst: stoelen, kapstokken, route- en parkeerinformatie, koffie, thee, dranken en hapjes. Met deze checklist zie je wat eerst moet en welke details vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kerk reserveren
Concertdatum bevestigen
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Optredende musici bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Auteursrechten controleren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Programmaboekjes maken
2 personen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Routebeschrijving publiceren
Parkeerinformatie delen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffievoorraad klaarzetten
2 personen
Theevoorraad klaarzetten
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Instrumentenruimte inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Kerkverwarming controleren
Toiletten controleren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Entree bewegwijzeren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Programma klaarleggen
2 personen

Event

Musici ontvangen
2 personen
Instrumenten uitladen
3 personen
Laatste soundcheck uitvoeren
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concert begeleiden
2 personen
Pauze aankondigen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
Tweede concertdeel aankondigen
Afscheidswoord verzorgen
Donaties verzamelen
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Instrumenten inladen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Muzieklessenaars opruimen
2 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Afvalcontainers legen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Kerk afsluiten
2 personen
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 10
Kraamtafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Schotelsaantal 180
Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 120
Gebaksbordenaantal 180
Theelepelsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Thermoskannenaantal 12

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 35
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Ducttapeaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24
Piano
Dirigentenlessenaar

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Afwasteiltjesaantal 3
Waterkannenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg kerk, repetitieruimte en concertdatum eerst vast. Bevestig de optredende musici daarna schriftelijk, zodat je programma en communicatie niet op aannames zijn gebaseerd.
Controleer auteursrechten, vergunningen en verzekering voordat je het concert publiceert. Houd hiervoor minimaal 6 tot 8 weken vóór de concertdatum aan; regelingen kunnen per repertoire en locatie verschillen.
Verzamel muziekpartijen zodra het programma staat en plan voldoende repetitietijd. Controleer vóór het drukken of alle titels, namen van componisten en uitvoerenden correct zijn.
Maak de publieksinformatie compleet in één keer: uitnodiging, online aankondiging, routebeschrijving en parkeerinformatie. Zet aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht, zodat vrijwilligers op de concertdag niet hoeven te zoeken.
Test techniek en zaalindeling tijdens een volledige repetitie. Controleer microfoons, mengpaneel, luidsprekers, muzieklessenaars, kabels, batterijen en podiumlampen; leg ducttape en zaklampen klaar voor kleine problemen tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kerkconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de kerk, concertdatum en musici. Regel auteursrechten, vergunningen en verzekering uiterlijk 6 tot 8 weken vóór het concert, zodat er nog tijd is voor correcties.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerkconcert versturen?: Verstuur uitnodigingen en publiceer het concert ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit de inventarisatie van dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór het concert.
Hoeveel programmaboekjes moet ik laten drukken?: Druk het aantal bevestigde aanmeldingen plus ongeveer 10 procent extra. Bij 120 verwachte bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 132 programmaboekjes; controleer de definitieve tekst vóór het afdrukken.
Wanneer test je de techniek voor een kerkconcert?: Doe minimaal één volledige technische test tijdens een repetitie en nog een korte controle op de concertdag. Plan de zaalopbouw en soundcheck minstens 2 uur vóór de ontvangst van bezoekers, inclusief controle van kabels, batterijen en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.