Organiser un concert à l’église sans rien oublier

Un concert à l’église demande de coordonner le lieu, les musiciens, la technique et l’accueil du public. Commence par bloquer l’église et la salle de répétition, puis avance vers le programme, les autorisations et les invitations. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, imprimer les livrets et répartir les bénévoles. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, y compris les détails souvent réglés trop tard : stationnement, boissons, éclairage et alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l’église
Confirmer la date du concert
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Confirmer les musiciens sur scène
Établir le programme
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Vérifier les droits d’auteur
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les réservations
Réaliser les livrets du programme
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Publier l’itinéraire
Partager les informations de stationnement
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le stock de café
2 personnes
Préparer le stock de thé
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Aménager la salle des instruments
2 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier le chauffage de l’église
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Balisage de l'entrée
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer le programme
2 personnes

Événement

Accueillir les musiciens
2 personnes
Décharger les instruments
3 personnes
Effectuer la dernière balance
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le concert
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Annoncer la deuxième partie du concert
Prononcer le mot de clôture
Collecter les dons
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Charger les instruments
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les pupitres à musique
2 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle de l’église
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer l’église
2 personnes
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 10
Tables de standqté 3
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Plateauxqté 180
Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 120
Assiettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 200
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Thermosqté 12

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Pupitres de musiqueqté 35
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24
Piano
Pupitre de chef d’orchestre

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs à vaisselleqté 3
Carafes d’eauqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réserve l’église et la salle de répétition le plus tôt possible, puis reconfirme les deux au moins 14 jours avant le concert. Vérifie aussi les horaires d’accès, de montage et de fermeture.
Ne laisse pas les droits d’auteur et les autorisations pour la dernière semaine. Vérifie-les dès que le programme et les partitions sont suffisamment avancés, idéalement 4 à 6 semaines avant la représentation.
Prévois une vraie répétition technique dans l’église : teste les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les projecteurs et les rallonges avant l’arrivée du public. Garde du ruban adhésif et des piles de rechange sur place.
Envoie les informations pratiques avec les invitations : itinéraire, stationnement, heure d’ouverture des portes et modalités d’inscription. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas le jour du concert.
Prépare l’accueil la veille : chaises, porte-manteaux, livrets, verres, tasses, thermos et boissons. Mets les boissons au frais et répartis les bénévoles par créneau afin que l’entrée, la salle et l’espace de service soient couverts dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand réserver une église pour un concert ?: Réserve-la dès que la date et la durée du concert sont connues, idéalement plusieurs mois à l’avance. Reconfirme la réservation au moins 14 jours avant et précise les horaires de répétition, de montage et de rangement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le matériel d’un concert à l’église ?: Prévois au minimum 2 à 3 heures pour installer et tester les microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs et éclairage. Ajoute une répétition technique avant l’ouverture des portes, même si le matériel a déjà été utilisé ailleurs.
Quand envoyer les invitations pour un concert à l’église ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant le concert pour laisser le temps de s’inscrire et de signaler un besoin alimentaire. Publie aussi l’itinéraire et les informations de stationnement dès que les détails sont confirmés.
Que prévoir pour les boissons après un concert à l’église ?: Prévois le café, le thé, l’eau et les en-cas selon le nombre d’inscrits, puis achète les produits quelques jours avant. Mets les boissons au frais la veille et installe tasses, verres, plateaux et thermos avant l’arrivée du public.

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