Kirchenkonzert organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kirchenkonzert braucht frühere Abstimmung, als viele zunächst denken. Kläre zuerst Kirche, Termin, Musiker, Probenraum und Programm; danach folgen Rechte, Genehmigungen, Einladungen und Technik. In der letzten Woche zählen bestätigte Reservierungen, gedruckte Programmhefte, Helfer und ein vollständiger Aufbauplan. Diese Checkliste hilft dir, die 80 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen und typische Lücken bei Technik, Besucherinformationen und Verpflegung zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Kirche reservieren
Konzertdatum bestätigen
2 Personen
Proberaum reservieren
Auftritts-Musiker bestätigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Musikpartituren sammeln
2 Personen
Urheberrechte prüfen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Konzert online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Programmhefte erstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Wegbeschreibung veröffentlichen
Parkinformationen teilen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffeevorrat bereitstellen
2 Personen
Teevorrat bereitstellen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Notenständer aufstellen
2 Personen
Instrumentenraum einrichten
2 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Kirchenheizung kontrollieren
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Eingang beschildern
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Programm bereitlegen
2 Personen

Event

Musiker empfangen
2 Personen
Instrumente ausladen
3 Personen
Letztes Soundcheck durchführen
3 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Besucher zu den Plätzen begleiten
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Konzert begleiten
2 Personen
Pause ankündigen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Pausenraum sauber halten
2 Personen
Zweiten Konzertteil ankündigen
Abschiedsrede halten
Spenden sammeln
2 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Instrumente verladen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Musikpulte wegräumen
2 Personen
Stühle aufräumen
4 Personen
Tische aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Kirchensaal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Abfallcontainer leeren
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Garderobe aufräumen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Kirche abschließen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 10
MessetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
HockerAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
ServierplattenAnz. 180
WassergläserAnz. 200
WeingläserAnz. 120
KuchenplattenAnz. 180
TeelöffelAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 18
ThermoskannenAnz. 12

Ausstattung

MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
LautsprecherstativeAnz. 2
NotenpulteAnz. 35
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
GewebeklebebandAnz. 4
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24
Klavier
Dirigentenpult

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 6
LED-LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4
WegweiserAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierplattenAnz. 12
SpülbeckenAnz. 3
WasserkannenAnz. 12

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Kirche und Proberaum mehrere Monate vor dem Konzert und bestätige den Termin schriftlich. So kollidiert die Probe nicht mit Gottesdiensten oder anderen Veranstaltungen.
Sammle die Musikpartituren spätestens sechs Wochen vorher und prüfe Urheberrechte sowie nötige Genehmigungen. Fehlende Noten oder Rechte lassen sich kurz vor dem Auftritt kaum zuverlässig klären.
Plane die Technik nicht erst am Konzerttag: Prüfe Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher, Lautsprecherstative, Notenpulte und Verlängerungskabel bei einer Probe in der Kirche.
Veröffentliche Wegbeschreibung und Parkinformationen spätestens eine Woche vor dem Konzert. Teile außerdem mit, wo Anmeldungen, Reservierungen und besondere Ernährungswünsche bearbeitet werden.
Stelle Getränke und Snacks am Veranstaltungstag rechtzeitig bereit: Getränke kalt stellen, Kaffee- und Teevorrat prüfen und Serviergeschirr wie Tassen, Wassergläser, Platten und Servierlöffel gesammelt an einem festen Ort lagern.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Kirchenkonzert planen?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Kirche, Termin und Musikern. Programm, Rechte und Genehmigungen sollten spätestens sechs Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Was muss eine Woche vor dem Kirchenkonzert erledigt sein?: Bestätige Reservierungen, teile die Freiwilligen ein, veröffentliche Wegbeschreibung und Parkinformationen und prüfe die Anmeldungen. Programmhefte sollten zu diesem Zeitpunkt bereits gedruckt oder mindestens druckfertig sein.
Welche Technik braucht man für ein Kirchenkonzert?: Plane mindestens Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher, Lautsprecherstative, Notenpulte und passende Verlängerungskabel ein. Teste alles bei einer Probe in der Kirche und halte Gewebeklebeband sowie Ersatzbatterien bereit.
Wann sollte man Programmhefte für ein Kirchenkonzert drucken?: Drucke die Programmhefte idealerweise drei bis sieben Tage vor dem Konzert. Warte mit dem Druck, bis Programm, Mitwirkende und eventuelle Hinweise vollständig bestätigt sind.

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