Checklist voor een kerk open dag organiseren

Een kerk open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen deuren openen en koffie zetten. Je stemt het programma af op rondleidingen, muziek, kinderactiviteiten en momenten waarop bezoekers zelfstandig informatie kunnen bekijken. Begin met datum, ruimtes en vrijwilligers en werk daarna toe naar uitnodigingen, catering en techniek. Deze checklist helpt je om de voorbereiding over meerdere weken te verdelen en voorkomt dat rondleiders, microfoons, dieetwensen of verse producten pas op de laatste dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en rondleiding bepalen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aankondiging in wijk verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Rondleiders indelen
2 personen
Gastvrouwen indelen
2 personen
Muzikanten bevestigen
Reserveringen maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Rondleidingsverhalen voorbereiden
3 personen
Kinderactiviteiten voorbereiden
3 personen
Muziekprogramma uitwerken
2 personen
Informatieteksten controleren
2 personen
Plattegrond afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Buffet voorbereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sandwiches beleggen
3 personen
Soep opwarmen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Informatietafels klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veilige looproutes vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Openingspraat voorbereiden

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Informatie verstrekken
3 personen
Koffie en thee schenken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Afscheidsinformatie uitdelen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
2 personen
Buffet afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval sorteren en wegbrengen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materiaal opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Informatiebalieaantal 2
Kinderstoelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Soepkommenaantal 100
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20

Decoratie

Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Loperaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Kaarsenaantal 30
Kaarshoudersaantal 15
Fotolijstenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8

Organisatie

Naamkaartjesaantal 40
Programmafoldersaantal 180
Rondleidingskaartenaantal 150
Informatiebrochuresaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Stiftenaantal 24
Pijlbordenaantal 20
Inschrijfformulierenaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Kist voor gevonden voorwerpen

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rondleidingsroute minimaal 6 weken vooraf vast. Noteer per ruimte wie rondleidt, welk verhaal daar wordt verteld en hoeveel bezoekers tegelijk meekunnen.
Wijs vrijwilligers niet alleen aan als rondleider, maar ook voor ontvangst, gastvrouw- of gastheerschap, kinderactiviteiten en opruimen. Plan per taak minstens één reservepersoon, vooral voor een open dag die meerdere uren duurt.
Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en plaats sociale media-berichten en wijkpubliciteit op vaste momenten. Houd aanmeldingen en dieetwensen bij tot uiterlijk 5 dagen voor de open dag, zodat je de cateringhoeveelheden kunt aanpassen.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, laptop, beamer en projectiescherm minstens 1 week vooraf in de kerk. Controleer op dezelfde dag ook verlengkabels, stekkerdozen en de stroompunten bij informatiebalie, buffet en muziek.
Richt ontvangst en catering pas in nadat de looproute is gecontroleerd. Zet plattegronden en naamkaartjes klaar, koel dranken enkele uren vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerk open dag organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en vrijwilligers. Verstuur uitnodigingen en start de promotie uiterlijk 3 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerk open dag?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de ontvangst, 1 gastvrouw of gastheer per publiekszone en 1 rondleider per groep. Plan daarnaast 2 tot 3 reservevrijwilligers voor pauzes, uitval en praktische hulp.
Wanneer moet ik de catering voor een kerk open dag regelen?: Maak de eerste berekening 2 weken vooraf op basis van aanmeldingen en dieetwensen. Bevestig de hoeveelheden uiterlijk 5 dagen vooraf, koel dranken enkele uren voor aanvang en haal verse producten maximaal 1 dag eerder op.
Wanneer moet ik de techniek voor een kerk open dag testen?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en beamer minstens 1 week vooraf in de echte ruimtes. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van kabels, stekkerdozen, projectie en geluidsniveau.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.