Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en la iglesia

Una jornada de puertas abiertas de la iglesia necesita más que una fecha y una invitación. Hay que coordinar la visita guiada, las inscripciones, los voluntarios, la música, las actividades infantiles y la recepción de los asistentes. Esta checklist reúne 73 tareas y 59 materiales para avanzar en el orden correcto, desde el programa y la difusión hasta el buffet, la zona de café y el desmontaje. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir los espacios y la visita guiada
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir el anuncio en el barrio
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar guías
2 personas
Asignar a las azafatas
2 personas
Confirmar músicos
Hacer reservas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Preparar las historias de la visita guiada
3 personas
Preparar las actividades infantiles
3 personas
Desarrollar el programa musical
2 personas
Revisar los textos informativos
2 personas
Imprimir el plano
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Montar la zona de café
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los sándwiches
3 personas
Calentar la sopa
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar las mesas informativas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar las rutas de paso seguras
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Preparar el discurso de apertura

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar visitas
4 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Proporcionar información
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar las actuaciones musicales
2 personas
Servir la cena
5 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Repartir la información de despedida
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

Enfriar de forma segura los sobrantes
2 personas
Desmontar el bufé
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Clasificar y sacar la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el material sobrante
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Punto de informacióncant. 2
Sillas para niñoscant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Tazones para sopacant. 100
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20

Decoración

Arreglos floralescant. 8
Mantelescant. 16
Alfombra rojacant. 2
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Velascant. 30
Portavelascant. 15
Marcos de fotoscant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 8
Ollas para sopacant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cucharonescant. 12
Pinzas de servircant. 8

Organización

Tarjetas de nombrecant. 40
Folletos del programacant. 180
Mapas de la visita guiadacant. 150
Folletos informativoscant. 150
Planoscant. 150
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Rotuladorescant. 24
Carteles direccionalescant. 20
Formularios de inscripcióncant. 150
Pulserascant. 150
Caja para objetos perdidos

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa con varias semanas de margen. Así puedes asignar guías y azafatas, confirmar a los músicos y preparar una promoción con horarios concretos.
Calcula las inscripciones por separado para la visita guiada, las actividades infantiles y el catering. Pide las preferencias dietéticas al registrarse, no el día del evento.
Prepara un recorrido alternativo si algún espacio no está disponible o se llena. Asigna una persona en el punto de información para orientar a quienes lleguen tarde o no tengan inscripción.
Haz una prueba técnica antes de abrir las puertas: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla, cables y regletas deben funcionar en sus ubicaciones definitivas.
Monta la zona de café y el buffet antes de recibir al primer grupo. Deja listas las tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y bebidas frías, y recoge los productos frescos lo más tarde posible.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de la iglesia?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva las fechas, define el programa y los espacios durante la primera semana; después tendrás tiempo para reclutar voluntarios, difundir el evento y cerrar el catering.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Como orientación, cuenta con 1 guía por grupo de visita, 1 persona de recepción por cada 30 asistentes y 1 o 2 personas para el buffet y la zona de café. Añade al menos 2 voluntarios de apoyo para cubrir pausas e imprevistos.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones y publicar el anuncio?: Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y publica la promoción en redes sociales y en el barrio durante las 2 semanas previas. Cierra las inscripciones 3 o 4 días antes para ajustar las cantidades del catering y las preferencias dietéticas.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: El día anterior revisa el plano, las tarjetas de nombre, los textos informativos, el material infantil y el equipo audiovisual. Enfría las bebidas, confirma a los voluntarios y deja preparado el mobiliario; los productos frescos pueden recogerse el mismo día.

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